Cómo prepararse para un evento de proveedores: Tu guía de preparación para pequeños negocios
¿Quieres que tu pequeño negocio se destaque en los eventos de proveedores? Planifica tu estrategia. Presentado por Chase for Business.
- Un evento exitoso de proveedores requiere una planificación y consideración cuidadosa de factores clave, incluyendo el historial y reputación del evento, tu público objetivo y los costos asociados.
- Dependiendo del tipo de negocio y los productos que ofrezca, es posible que se requiera un permiso de venta, licencia comercial y otros permisos específicos para participar.
- Después del evento, es importante realizar un seguimiento: hacer un conteo del inventario, conciliar las finanzas y comunicarte con los nuevos potenciales clientes para convertir su interés en futuras ventas.
Ve a tu próximo evento de proveedores con la preparación adecuada y una mentalidad estratégica. Con un plan sólido, puedes convertir tu participación en el evento en un catalizador para generar nuevos clientes y hacer crecer la marca.
Esta guía paso a paso te explicará cómo prepararte en los aspectos clave, desde la investigación de eventos de proveedores y el diseño de stands hasta el seguimiento posterior al evento , para que puedas abordar cada evento con confianza y claridad.
Selección e investigación de eventos de proveedores
Para planificar un stand exitoso, se necesita tiempo y recursos. Pero antes de que puedas empezar a planificarlo, tendrás que escoger el tipo de evento de proveedores que mejor se adapte a tus objetivos comerciales. Estos son algunos puntos a tener en cuenta.
Tipos de eventos de proveedores
Desde ferias artesanales y mercados de agricultores hasta ferias comerciales y pop-ups, los eventos de proveedores vienen en muchas formas y tamaños. Algunos destacan productos hechos a mano, vintage o artísticos, mientras que otros se centran en industrias específicas, categorías de productos, temporadas o se centran en la misión más amplia de apoyar negocios locales.
Cada uno ofrece ventajas y desafíos únicos, por lo que vale la pena considerar cuidadosamente tus opciones para encontrar el evento de proveedores que mejor se adapte a tu pequeño negocio.
Historial y reputación del proveedor
Una vez que hayas encontrado opciones que te interesen, es una buena idea investigar el historial del evento. Busca detalles como cuánto tiempo lleva funcionando el evento, quién asiste y cómo se promociona.
Para ayudarte a maximizar el retorno de la inversión (ROI, por sus siglas en inglés) de cualquier evento de proveedores, un evento bien organizado, con una buena asistencia y observaciones positivas de otras personas que hayan ido, podría indicar que es una inversión que vale la pena.
Alineación con las metas de tu negocio
El mejor evento de proveedores para tu negocio es aquel que te ayuda a alcanzar tus objetivos más amplios, ya sea aumentar las ventas, crear un reconocimiento de marca, probar un nuevo producto o expandirte a un mercado diferente. Ten en cuenta a tu público objetivo, el presupuesto y los resultados deseados, y escoge eventos que te ayuden a impulsar tu negocio en la dirección correcta.
Por ejemplo, si tu negocio vende adornos hechos a mano, un mercado navideño en diciembre sería una opción más estratégica que una feria artesanal general en la primavera.
Planificación e investigación de eventos de proveedores
Una vez que hayas identificado el evento en el que quieres participar, es hora de planificar. Pensar en los detalles ahora te ayudará a evitar sorpresas costosas y a prepararte para una experiencia exitosa. Estos son algunos factores importantes a tener en cuenta.
Público objetivo y cantidad estimada de asistentes
¿Cuál es el público y la participación esperada para el evento de proveedores escogido? Cuanto más coincidan los asistentes al evento con tu público objetivo, más probable será que encuentres conexiones significativas y que tus ventas aumenten.
Costos asociados
Más allá de los cargos iniciales del stand, otras consideraciones costosas podrían entrar en juego. Recuerda presupuestar otros costos, como viajes, alojamiento, seguros y materiales de marketing. Algunos eventos incluso pueden cobrar un cargo adicional por el uso de electricidad o el alquiler de mesas. A medida que planificas, puedes considerar usar una cuenta de cheques para negocios para estos costos y así mantener tus finanzas personales y comerciales por separado.
Precios de la competencia
Antes de establecer tus precios para un evento, considera lo que otros proveedores similares en tu industria están cobrando para que puedas poner precios competitivos, y a la vez lograr tus metas de ganancias. En vez de solo igualar los precios, usa esta investigación como guía para establecer un precio justo para ti y tus clientes.
Marketing y promoción de proveedores
Observa cómo los organizadores del evento corren la voz. Una fuerte presencia por Internet puede ser una herramienta poderosa para aumentar la cantidad de asistentes y atraer público relevante. Compartir sus publicaciones y usar cualquier hashtag oficial también puede maximizar tu exposición al combinar tus esfuerzos de marketing con los de ellos.
Logística y ubicación
Es importante evaluar la accesibilidad, los servicios y los requisitos de montaje del lugar. Ten en cuenta los tiempos para estacionar, montar y desmontar el stand y la conveniencia de la ubicación del evento tanto para ti como para tus clientes.
Permisos y licencias de proveedores
Dependiendo de tu tipo de negocio y de lo que vendas, es posible que se te requiera que obtengas ciertos permisos y licencias antes de poder participar.
Usa esta lista de verificación para identificar los requisitos más comunes y asegurarte de que te has preparado por completo.
Permisos de venta
Este es un tipo de permiso común requerido por la mayoría de los estados para vender bienes tributables. Te permite cobrar impuestos a las ventas de los clientes y enviar este dinero al estado. Consulta con el Departamento de Impuestos Internos o la agencia tributaria de tu estado para determinar si necesitas uno.
Licencia comercial general
Una licencia comercial te otorga permiso para vender productos o servicios dentro de una ciudad o condado específico. Las licencias comerciales generales son a menudo un requisito local, pero algunos estados también pueden requerir que obtengas una, por lo que debes determinar qué se necesita consultando los sitios web del gobierno local de tu ciudad y condado.
Permisos de manipulación de alimentos y del Departamento de Salud
Si vendes alimentos o bebidas en el evento de proveedores, necesitarás una certificación que demuestre que cumples con los estándares de seguridad alimentaria. Los requisitos varían según la ubicación, el tipo de comida que vendas y los detalles del evento, así que asegúrate de verificar estos requisitos en tu Departamento de Salud local y tu organizador del evento.
Seguro de responsabilidad civil para negocios
Los accidentes ocurren, por lo que es importante proteger tu negocio en caso de lesiones o daños a la propiedad durante el evento. Muchos organizadores de eventos requieren un comprobante de cobertura, por lo que debes verificar su solicitud o comunicarte directamente con ellos para comprender sus requisitos de seguro específicos.
Permisos específicos para eventos
Los permisos de uso temporal y de vendedor ambulante son dos requisitos comunes para ciertos eventos, especialmente para aquellos al aire libre en espacios públicos como parques o calles. Consulta siempre con el organizador del evento para ver si se necesitan estos u otros permisos específicos.
Solicitud del proveedor
También debes completar cualquier otra solicitud oficial del organizador del evento. Probablemente deberás suministrar información sobre tu negocio, productos y una copia de tu seguro de responsabilidad civil para negocios y cualquier otra documentación clave.
Sugerencias para diseñar tu stand
Una vez que hayas definido toda la logística, incluyendo permisos, tiempos y presupuesto, es hora de ser creativo y diseñar un stand que se destaque.
Diseño visual e imagen de marca
Querrás que tu stand llame la atención de los visitantes y haga lucir la identidad de tu marca. El uso de colores, la identidad de la marca y elementos consistentes en toda la exhibición hace que tu espacio sea atractivo, profesional y fácil de comprender. También puedes buscar inspiración por Internet buscando palabras clave como "ideas de exhibición de mesas de proveedores" o "ideas creativas de stands de proveedores".
Inventario y exhibición de productos
Una vez que hayas determinado cuánto inventario necesitarás para satisfacer la demanda del evento, concéntrate en mostrarlo de alguna manera que atraiga a los clientes. Muestra tus productos más vendidos, crea oportunidades para que los clientes los exploren y evita sobrecargar tu stand: una exhibición limpia y organizada ayuda a que los productos resalten.
¿Cómo aceptar pagos y generar ventas futuras?
Una vez que tu stand luzca bien, necesitarás un plan para gestionar las transacciones del día y generar oportunidades de negocio a futuro. Esto es lo que debes tener en cuenta:
- Transacciones del día: Para facilitar las transacciones durante el evento, implementa un sistema para manejar efectivo y aceptar pagos con tarjeta de créditoSe abre en superposición.
- Oportunidades de negocio a futuro: Considera ofrecer promociones especiales en el evento, como un código de descuento para compras futuras por Internet o un incentivo por inscribirse en tu lista de email.
Promociona de tu stand antes del evento
Cuanto más promuevas tu participación por adelantado, más probable será que atraigas clientes a tu stand. Estas son algunas estrategias prácticas por Internet y fuera de Internet que pueden generar expectativa, correr la voz y facilitar que las personas te encuentren en el evento:
- Anuncia tu participación con anticipación. Dile a tu público dónde y cuándo puede encontrarte, junto con los detalles clave del evento.
- Crea una campaña de cuenta regresiva. Publica actualizaciones periódicas a medida que se acerca el evento, por ejemplo, "Quedan 10 días", acompañadas de adelantos de productos o promociones exclusivas para el evento.
- Comparte contenido de lo que sucede detrás de escena. Dale a tus seguidores un vistazo de tu proceso de preparación, desde el embalaje del inventario hasta el montaje de la exhibición, con el fin de crear una conexión con ellos.
- Promociona ofertas específicas para el evento. Atrae a los visitantes ofreciendo un descuento, regalo o producto exclusivo que únicamente estará disponible en el evento.
- Usa hashtags oficiales. Incluye hashtags oficiales del evento y etiquetas de la ubicación en tus medios sociales para acceder a un público más amplio.
- Envía un anuncio por email. Contacta directamente a tu lista de clientes existentes con los detalles del evento, la ubicación del stand y cualquier promoción especial haciendo uso del marketing por email.
- Colabora con el organizador del evento. Aumenta tu alcance compartiendo sus publicaciones, promocionando contenido de manera conjunta y asegurando menciones en el marketing oficial del evento.
Lista de verificación del día del evento
La preparación es clave para garantizar que el día del evento que todo transcurra sin contratiempos. Estos son algunos planes para que puedas enfocarte en hacer conexiones e impulsar las ventas:
- Planificación de transporte y montaje: Ten en cuenta el tiempo de traslado, el estacionamiento y los lugares disponibles para descargar. Asegúrate de contar con las herramientas necesarias para el montaje del stand y de tener suficiente tiempo para armarlo antes de que lleguen los clientes.
- Disposición del stand y mercancía: Ten planeado quién se encargará del montaje del stand. ¿Necesitarás ayuda? ¿A qué hora debes empezar?
- Personal y responsabilidades: Asegúrate de que tu stand funcione sin problemas durante los períodos de mucha actividad, asignando roles claros a cada miembro del equipo. Decide quién se encargará de reabastecer productos, gestionar los pagos y atender a los clientes.
- Gestión y almacenamiento de inventario: Organiza tu suministro de productos para que puedas reabastecer fácilmente artículos populares, mantener tu stand lleno y monitorear fácilmente las ventas.
- Aceptación de pagos: Ten un plan claro sobre cómo aceptarás pagos. Si aceptas efectivo, trae suficientes billetes de baja denominación y monedas para dar cambio. Para las transacciones con tarjeta de crédito y débito, asegúrate de tener un lector de tarjetas confiable y una batería de respaldo.
- Planificación de contingencias: Prepárate para lo inesperado con un "kit de emergencia para proveedores". Algunos elementos esenciales podrían incluir cinta, tijeras, letreros adicionales, opciones de pago de respaldo, cargadores portátiles, protección contra las inclemencias del tiempo (tiendas, lonas, pesas) y un kit básico de primeros auxilios.
Seguimiento después del evento
Incluso después de un evento exitoso, tu trabajo como propietario del negocio todavía no ha terminado. Maximiza tus resultados haciendo un seguimiento posterior al evento.
Haz un recuento de tu inventario
Haz una verificación completa del inventario para ver cuáles fueron tus artículos más vendidos, qué artículos no se vendieron y qué artículos necesitas reabastecer. Esto puede ayudarte a planificar el inventario según corresponda para tu próximo evento de proveedores.
Concilia finanzas
Asegúrate de tener todas las transacciones registradas para fines contables y tributarios. Deberás revisar las ventas, monitorear los gastos y calcular tu ganancia neta.
Haz un seguimiento de clientes potenciales
Envía mensajes personalizados a los posibles clientes o socios para mantener la conversación y convertir su interés en ventas futuras.
Envía notas de agradecimiento
Un simple agradecimiento no solo hace que tu negocio sea memorable, sino que también ayuda a fomentar la lealtad de los clientes y de los organizadores del evento. Ya sea por email, correo postal o medios sociales, es importante demostrar agradecimiento.
Actualiza tu base de datos de clientes
Mientras las interacciones durante el evento todavía están frescas en tu mente, agrega cualquier contacto nuevo a tu lista de clientes o a tu gestión de relaciones con los clientes. Considera incluir alguna nota sobre sus preferencias o su historial de compras para poder mantener la relación y hacer negocios con ellos en el futuro.
Preguntas frecuentes sobre la preparación para eventos de proveedores y algunas sugerencias
¿Cómo puedo atraer clientes a mi stand?
Más allá de usar letreros claros y una imagen de marca llamativa, hay varias maneras de hacer que tu stand sea memorable. Ofrece muestras gratuitas, demostraciones en vivo u ofertas por tiempo limitado que inviten a las personas a detenerse y explorar.
¿Con cuánta anticipación debo llegar para preparar mi stand?
Esto puede variar según tus planes, pero una pauta general es llegar entre una y dos horas antes de que comience el evento para asegurarte de tener tiempo de descargar, montar el stand y resolver cualquier problema antes de que lleguen los clientes.
¿Cómo destaco mi stand?
Incorpora colores llamativos, accesorios únicos o decoración de la marca, e incluso puedes tocar música animada (si está permitido). Asegúrate de que tu stand esté bien organizado y sea consistente, pero que también sea lo suficientemente creativo como para ser recordado.
