Guía y lista de verificación para prevenir fraudes en pequeños negocios

Perspectivas breves

Proteger tu pequeño negocio del fraude y las estafas no solo implica reaccionar ante las amenazas a medida que ocurren; sino crear un entorno resiliente donde las vulnerabilidades se minimicen desde el principio y sin que el proceso sea abrumador para el propietario del negocio.

Aunque a veces se usan como sinónimos, el fraude ocurre cuando alguien accede a tus cuentas, información o fondos sin tu consentimiento; una estafa sucede cuando te manipulan para que envíes dinero o compartas información sensible voluntariamente. Recuperarse de ese tipo de estafa suele ser más difícil porque tú autorizaste el pago o compartiste la información.

Sigue leyendo para conocer las amenazas más comunes, cómo identificarlas y cómo prevenirlas para ayudar a proteger la reputación, los datos y las finanzas de tu compañía.

Ten en cuenta que estos consejos de prevención del fraude son solo una guía general; siempre es recomendable consultar con profesionales sobre tu situación específica.

Tipos comunes de fraude que afectan a los pequeños negocios

Los estafadores a menudo adaptan sus tácticas para aprovechar las vulnerabilidades en los procesos comerciales. Reconocer los métodos que utilizan puede ser útil a la hora de protegerse contra el fraude comercial.

A continuación compartimos varias amenazas comunes que con frecuencia afectan a los pequeños negocios, junto con las señales de advertencia típicas asociadas a cada una de ellas.

Suplantación de identidad (Phishing)

Las estafas de phishing siguen siendo uno de los tipos de estafas más prevalentes que usan los ciberdelincuentes. Los estafadores pueden enviar emails, mensajes de texto o mensajes directos engañosos que parezcan proceder de una fuente de confianza, como un banco, un proveedor o una agencia gubernamental. Por lo general, el objetivo es engañar al destinatario para que revele información sensible, como las credenciales de inicio de sesión o detalles financieros.

Señales de alerta: Una sensación de extrema urgencia en las comunicaciones, amenazas de suspensión de cuentas, solicitudes de datos confidenciales, dominios de email que no coinciden, errores de gramática y archivos adjuntos o enlaces inesperados.

Fraude de impostores

El fraude de impostores también conocido como estafas de email empresarial comprometido (BEC) o suplantación de identidad de proveedores. Los estafadores pueden hacerse pasar por ejecutivos, proveedores o clientes para convencer a los empleados de que envíen pagos o cambien las instrucciones de pago. Verifica siempre las solicitudes de pago a través de un canal de comunicación independiente y confiable.

Señales de alerta: Cambios repentinos o inexplicables en las instrucciones de pago, solicitudes urgentes para saltarse los procesos estándar de aprobación, pedidos de confidencialidad y presión para actuar rápido y sin verificar los detalles.

Fraude con cheques

A pesar del aumento de los pagos digitales, los cheques impresos para negocios siguen siendo muy usados y son un blanco para los estafadores. El fraude de cheques puede implicar robar cheques físicos del correo postal, falsificar firmas o cambiar el nombre del beneficiario y las cantidades, un proceso conocido como lavado de cheques.

Los consejos de prevención incluyen:

Señales de alerta: Cheques faltantes de una chequera, discrepancias entre el nombre del beneficiario en un cheque cobrado y la factura original y quejas de proveedores que no han recibido sus pagos esperados.

Servicios no realizados

El fraude por servicios no realizados suele pasar cuando a un negocio le facturan por servicios que nunca se prestaron o productos que nunca se entregaron. Un caso típico es recibir una factura engañosa para renovar el dominio de tu sitio web o para incluir un negocio en un directorio, cuando la empresa nunca lo solicitó.

Señales de alerta: Facturas con descripciones poco claras, proveedores que no te suenan, facturas sin una orden de compra relacionada y un aumento inesperado en la facturación de un proveedor que antes casi no tenía actividad.

Amenazas de ciberseguridad

Más allá del phishing, los pequeños negocios pueden enfrentar una serie de amenazas de ciberseguridad digital, incluyendo malware, ransomware y filtraciones de datos. Un software malicioso puede infiltrarse en la red de una compañía, bloqueando el acceso a archivos importantes hasta que se pague un rescate o robar información sensible de tus clientes de manera silenciosa.

Señales de alerta: Rendimiento inusualmente lento de la computadora, archivos bloqueados, mensajes emergentes inesperados y alertas de software antivirus que indican que un sistema se ha visto comprometido.

Estafas de suplantación de identidad de negocios y gobiernos

Los estafadores a veces fingen representar a agencias gubernamentales, como el IRS, las autoridades fiscales locales o negocios conocidos, como compañías de servicios públicos. Pueden llamar a tiendas u oficinas minoristas que afirman que el negocio debe impuestos o pagos de servicios públicos, amenazando con consecuencias inmediatas, como el corte de electricidad durante el horario comercial.

Señales de alerta: Agencias o negocios que dicen ser oficiales y te piden pagar de inmediato; te solicitan el pago por transferencia bancaria, criptomonedas o tarjetas de regalo prepagadas; y te amenazan con acciones legales o desconectar el servicio.

Maneras de prevenir el fraude en pequeños negocios: lista de verificación

Prevenir el fraude es un proceso continuo, no un evento único. Establecer controles internos sólidos puede ayudar a garantizar que los errores y las actividades maliciosas se detecten antes.

La lista de verificación que se presenta a continuación destaca las áreas que debes revisar periódicamente para prevenir fraudes en las operaciones de tu negocio.

Revisión de transacciones salientes

Un artículo que no puede faltar en una lista de verificación de fraude a menudo implica una revisión cuidadosa de los pagos salientes. Hacer coincidir cada factura con una orden de compra y su recibo de entrega correspondiente es una práctica común que puede ayudar a verificar la legitimidad de un gasto.

Muchos negocios también establecen un proceso formal de verificación de proveedores. Cuando un proveedor solicita un cambio en los detalles de su pago, verificar el cambio llamando al proveedor a un número de teléfono conocido y confiable (en lugar de responder al email que solicita el cambio) puede ser una medida de seguridad adicional.

Auditoría de tus registros de nómina

El fraude de nómina (como la creación de "empleados fantasma" o la alteración no autorizada de las planillas de horas) puede agotar los recursos de una empresa. Las auditorías regulares de los registros de nómina pueden ser un método común para identificar discrepancias.

Un elemento común en la lista de verificación para propietarios de pequeñas empresas consiste en revisar periódicamente la nómina para garantizar que todas las personas registradas sean empleados vigentes y activos, y que las tasas de compensación coincidan con los registros aprobados.

Separación de tareas con aprobaciones de doble control

Depender de una sola persona para administrar todas las transacciones financieras puede crear vulnerabilidad. Implementar un doble control (un sistema en el que una persona inicia un pago y una segunda persona por separado lo aprueba) puede ser un componente útil de la prevención del fraude para pequeños negocios. Para los equipos remotos, esto a menudo implica usar un software de contabilidad en la nube que requiere aprobaciones digitales desde dos cuentas de usuario diferentes.

Esta separación de deberes puede ayudar a garantizar que ningún empleado tenga acceso a los fondos de la compañía sin ser verificado, lo que podría reducir el riesgo de fraude interno y puede ayudar a detectar estafas externas antes de que se liberen los fondos.

Refuerzo de las protecciones de email y contraseña

Usar contraseñas seguras y únicas para todas las cuentas para negocios y actualizarlas regularmente es una práctica de seguridad común para los negocios. Muchas organizaciones también usan administradores de contraseñas para generar y almacenar contraseñas complejas, lo que puede reducir la probabilidad de que los empleados reutilicen la misma contraseña en múltiples plataformas.

Activación de la autenticación de múltiples factores

La autenticación de múltiples factores (MFA) agrega un nivel adicional de protección más allá de un nombre de usuario y contraseña. Al requerir una segunda forma de verificación (como un código enviado a un dispositivo móvil o un escaneo biométrico), los negocios pueden dificultar que los ciberdelincuentes obtengan acceso sin autorización a cuentas de email, software financiero y portales bancarios.

Capacitación de empleados para la identificación de fraude

A menudo, los empleados son la primera línea de defensa contra el fraude. Realizar sesiones de capacitación en ciberseguridad de manera regular puede ayudar a tu personal a reconocer las tácticas más recientes de estafas, como detectar un email de phishing o saber qué hacer ante una llamada sospechosa. Un equipo bien informado puede ser más experto en identificar señales de alerta y seguir protocolos de seguridad establecidos.

Configuración de alertas de cuenta para actividad sospechosa

Realizar transacciones financieras a través de redes privadas seguras en lugar de usar un wifi público es una práctica común para proteger los datos sensibles. Además, supervisar las cuentas bancarias y de tarjeta de crédito puede ser un hábito útil de la lista de verificación.

Para los propietarios de negocios que no tienen el tiempo de revisar las cuentas manualmente todos los días, configurar alertas automatizadas por mensaje de texto o email para transacciones que superan una determinada cantidad de dólares puede ser una manera efectiva y rápida para detectar cargos no autorizados.

Aprovechar los servicios de protección contra el fraude de tu banco

Aunque los controles internos y las medidas de ciberseguridad son útiles, asociarte con una institución financiera puede brindarte una capa adicional de defensa para proteger tu negocio del fraude.

Las instituciones financieras ven patrones de fraude en miles de empresas todos los días, así que pueden identificar amenazas con mayor rapidez y facilidad. Comprender los servicios de protección contra el fraude proporcionados por los bancos puede ser un componente útil de una estrategia de seguridad integral.

Algunos beneficios de tener una cuenta bancaria para negocios incluyen servicios como:

Usar estos servicios puede pasar parte de la carga de supervisión tuya y de tu equipo a sistemas bancarios automatizados y altamente seguros. Al escoger un banco para tu negocio, es posible que quieras priorizar las cuentas que ofrecen herramientas de prevención de fraude robustas y personalizables.

Preguntas frecuentes

¿Qué es lo primero que debe hacer un negocio cuando se sospecha de fraude?

Muchos negocios se comunican de inmediato con su institución financiera para congelar las cuentas afectadas y potencialmente detener las transacciones no autorizadas. También puede ser útil reportar el incidente a la policía local y a las agencias gubernamentales correspondientes.

¿Son los pequeños negocios más vulnerables al fraude que las grandes corporaciones?

Las pequeñas empresas suelen ser un blanco porque pueden no tener los departamentos de informática dedicados ni la compleja infraestructura de seguridad de las grandes corporaciones. Sin embargo, implementar controles diarios sólidos y usar servicios bancarios para negocios puede ayudar a nivelar el campo de juego.

¿Con qué frecuencia debería un negocio actualizar su lista de verificación de prevención de fraudes?

Las mejores prácticas del sector sugieren que se revisen y actualicen los protocolos de seguridad como mínimo una vez al año, o siempre que haya un cambio relevante en la forma en que opera el negocio. Si se realizan actualizaciones más frecuentes, es más probable que las defensas estén preparadas para enfrentar tácticas de estafa nuevas y en constante cambio.

¿El seguro para negocios cubre las pérdidas por fraude?

Algunas pólizas de seguro para negocios ofrecen coberturas específicas para protegerte contra riesgos cibernéticos o deshonestidad de empleados, pero que pueden ser muy diferentes dependiendo de la aseguradora. Es posible que los propietarios de negocios quieran consultar con su agente de seguros para conocer exactamente qué tipos de delitos financieros pueden estar cubiertos por su póliza específica.