Servicios no realizados: Cómo proteger tu negocio cuando un proveedor no hace su trabajo

Imagínate esta situación: Acabas de pagarle a un contratista para que actualice el sistema de iluminación de tu tienda. Pasan las semanas y lo único que recibes a cambio son llamadas sin contestar y excusas.

Si esto te resulta familiar, no estás solo. Cada año, miles de propietarios de negocios pagan por servicios que nunca se realizan o que se hacen solo a la mitad. El problema se conoce con distintos nombres: "servicios no prestados", "servicios fantasma", "incumplimiento del servicio" o simplemente "facturación fraudulenta". Independientemente de cómo lo llames, un estudio de Creditsafe de 2024 sugiere que es una de las estafas de negocios más comunes.

Los números reflejan lo grave que es la situación. Más de la mitad de los negocios de EE. UU. pierden más del 30% de su dinero cada año en estafas de proveedores. ¿Y sabes lo que es aún más alarmante? Que sucede mucho. Más del 40% de los negocios fueron víctimas de 7 o más incidentes de estafa en 2024, donde los 2 mayores culpables fueron proveedores falsos y facturas por trabajo no realizado.

No se trata solo de una estadística; es un problema real que puede hacer que tu negocio se descarrile. Aquí te lo explicamos con ejemplos reales.

Estafa o fraude: cuál es la diferencia.

Una de las cosas más importantes que debes comprender cuando crees que algo no va bien es si estás ante un caso de fraude o de estafa, porque eso determinará el tipo de protecciones que podrías tener.

• El fraude es una transacción no autorizada, como si alguien pirateara tu cuenta o te robara la tarjeta para hacer un cargo que no aprobaste. Eso es fraude, y a menudo está cubierto por protecciones más robustas.
• Una estafa significa que autorizaste el pago, pero el proveedor no cumplió con su parte del trato. Quizás mintieron sobre su identidad o no llegaron a proporcionar el servicio. Eso es una estafa y, aunque puede ser más difícil recuperar el dinero, todavía hay medidas que puedes tomar.

Ambas cosas son malas noticias. Pero comprender la diferencia puede ayudarte a reaccionar más rápido y puede suponer una gran diferencia a la hora de disputar cargos o hacer una denuncia.

Señales de alerta y precaución ante posibles estafas de proveedores

Los proveedores reconocidos quieren que sepas que son confiables y profesionales. Se enorgullecen del trabajo que realizan, presentan sus términos con claridad y se ofrecen a poner todo por escrito.

¿Y cuándo no sea así? Ahí es cuando tienes que prestar atención a detalles como:

• Experiencia laboral limitada. Un proveedor legítimo te ofrecerá credenciales comerciales verificadas, con reseñas de clientes y referencias a las que podrás contactar. Ten cuidado si te cuentan historias para venderte algo en lugar de mostrarte pruebas de proyectos reales.
• Te exigen el pago completo por adelantado. Pedir un depósito tiene sentido, pero pedir el importe total antes de empezar a trabajar es arriesgado para tu negocio.
• Te cambian los métodos de pago. Ten cuidado si un proveedor te pide por email o mensaje de texto que cambies el destinatario de tus pagos. Llama al negocio para confirmar que el proveedor es de verdad quien ha pedido el cambio, y no un malhechor que les ha pirateado la cuenta.
• Detalles imprecisos. Presta atención a las promesas ambiguas que no tengan plazos claros o específicos. Un proveedor de confianza te dirá exactamente lo que va a hacer y cuándo.
• Precios mucho más bajos que lo que se encuentra en la industria. Cuando alguien cobra mucho menos que todos los demás, eso puede ser una señal de problemas de calidad o de entrega.
• No se puede verificar su existencia como negocio. Haz tus deberes para asegurarte de que el proveedor sea legítimo. ¿No tiene reseñas por Internet? ¿No encuentras referencias ni una dirección física? Esas son más señales de alerta.
• No pueden reunirse contigo en persona. Muchas estafas comerciales suceden en casos en los que un negocio paga a un proveedor que nunca ha conocido; muchos estafadores ni siquiera están en EE. UU. Siempre que sea posible, reúnete con ellos en persona para una verificación adicional.
• No ponen las cosas por escrito. Los profesionales cuentan con firmar contratos que protejan a todas las partes. Un contrato firmado no debería ser negociable.

Casi todos los propietarios de negocios exitosos han aprendido estas lecciones, a veces a la fuerza. Pero la buena noticia es que con un contrato claro que detalle exactamente lo que vas a pagar y cuándo vas a recibir el servicio, podrás crear relaciones sólidas con el proveedor antes de que se intercambie ninguna cantidad de dinero.

Empieza con un contrato sólido

Cuando un proveedor desaparece con tu dinero o proporciona un trabajo mediocre, tener un contrato sólido suele ser la diferencia entre una solución rápida y un dolor de cabeza costoso y prolongado. Piensa en ello como si fuera el cinturón de seguridad de tu negocio: esperamos que no lo necesites nunca, pero te alegrarás de tenerlo si algo sale mal.

Esto es lo que debería incluir cada contrato:

• Los detalles completos del trabajo que expliquen exactamente lo que el proveedor va a hacer, sin dejar margen de confusión.
• Un calendario de entregas con fechas de compleción específicas que detallen cuándo lo van a hacer.
• Condiciones de pago que protejan ambas partes especificando el costo y cuándo vas a realizar el pago.
• Estándares de rendimiento que puedas medir para definir lo que se entiende por un trabajo aceptable.
• Remedios claros que indiquen cómo se resolverán los problemas si los plazos se alargan o si no se consigue la calidad del trabajo.
• Una cláusula de terminación que incluya los detalles por los que cualquiera de las partes podrá anular el contrato si las cosas no funcionan.

La clave es incluir información específica. El lenguaje impreciso lleva a resultados imprecisos, y cuanto más detallado sea tu contrato ahora, menos tendrás que discutir más adelante.

Escoge estrategias de pago que te protejan

Incluso con un contrato sólido, sigue siendo posible que los proveedores falsos encuentren la forma de aprovecharse de ti. Por eso tu estrategia de pago puede ser tan importante como el contrato, ya que incluye maneras prácticas de proteger tu negocio:

• Empieza poco a poco: Prueba primero con un proyecto pequeño. Un proyecto inicial te ayudará a ver cómo trabajan, se comunican y manejan los pagos antes de comprometerte con algo más grande.
• Paga sobre la marcha: Incorpora a tu estrategia una serie de pagos a medida que avance el proyecto. Divide los más grandes en hitos claros y vincula los pagos a cada trabajo detallado en el contrato. ¿No ves que avancen? Entonces no les pagues.
• Usa métodos de pago seguros: En esta situación, las tarjetas de crédito y débito son tu aliado. Si las cosas salen mal, te dan opciones para hacer un reclamo, como disputar cargos o identificar una actividad sospechosa. La mayoría de las estafas de negocios usan giros bancarios y la red de pagos ACH. Si un proveedor no acepta pagos con tarjeta, podría ser una buena idea no pagar por adelantado sin firmar antes un contrato sólido.
• Guarda un registro de todo: Haz que la documentación sea parte de tu proceso. Guarda emails, saca fotos y toma notas. Documenta cada pago: cuándo se hizo, para qué fue y cualquier intercambio de información relacionado.

En conclusión: Tu estrategia de pago es una de tus mejores líneas de defensa. Usar tarjetas de crédito y pagos digitales seguros deja un rastro de documentación que te puede ayudar a proteger tu negocio.

Qué hacer cuando los servicios de un proveedor no se entregan

Seamos realistas: a veces, un proyecto sale mal. La clave más obvia es cuando no se entrega nada, como un sitio web que no llega a materializarse. Pero las señales también pueden ser sutiles; cuanto antes las detectes, más probabilidades tendrás de proteger tu negocio:

• Cambian las fechas límite con explicaciones poco detalladas.
• La calidad del trabajo baja de repente o se ve mal hecho.
• Tus llamadas empiezan a ir más a menudo al buzón de voz.
• Los informes de progreso son cada vez más difusos.

Si percibes estas señales, es hora de actuar. Aquí tienes un plan detallado:

Documenta todo de inmediato

• Guarda todos los emails, mensajes de texto y otras comunicaciones.
• Saca fotos de cualquier trabajo sin terminar o que te resulte problemático.
• Reúne todos tus contratos, facturas y registros de pago.
• Escribe un calendario de eventos mientras los tengas frescos en la mente.

Intentar resolver las cosas de forma profesional

• Envía un email claro y detallado que describa los términos exactos de tu contrato.
• Sugiere soluciones concretas y cuáles deberían ser los siguientes pasos.
• Establece una fecha límite razonable pero firme para su respuesta.
• Mantén un tono profesional y enfocado en los hechos.

En caso de que no cumplan

• Comunícate con la compañía de tu tarjeta de crédito para disputar cualquier cargo reciente.
• Presenta una denuncia policial.
• Presenta denuncias ante las autoridades pertinentes, como el Better Business Bureau o la Comisión Federal de Comercio.
• Comunícate con las asociaciones de tu industria para que te asesoren.
• Considera si tiene sentido buscar asesoramiento legal para tu situación.

La clave es mantener la profesionalidad durante todo el proceso. Aunque sea frustrante, es importante que tus comunicaciones sean profesionales y se centren en buscar una solución. Eso no solo aumenta las probabilidades de que se resuelva el asunto, sino que también crea un registro claro de que has hecho un esfuerzo razonable para solucionar el problema, en caso de que necesites llevarlo a otro nivel más adelante.

Cuándo pedir refuerzos

A veces te quedas sin opciones. Quizás hayas enviado una docena de emails y no hayas recibido una respuesta, o tal vez el lugar donde debería estar el cartel nuevo de tu escaparate siga estando vacío. Ahí es cuando ha llegado la hora de pedir refuerzos. Siempre puedes seguir intentando solucionarlo por tu cuenta, pero a veces necesitas encontrar a alguien que tenga las herramientas adecuadas para el trabajo.

¿Cuándo es el momento de actuar?

• El proveedor ha dejado de contestarte.
• Siguen haciendo promesas, pero nunca las cumplen.
• Has desembolsado mucho dinero.
• Piensas que puede tratarse de un fraude de negocios real.

¿Las buenas noticias? Tienes todo un equipo de expertos a tu disposición. Tu primera parada puede ser tu oficina local de la Administración de Pequeños Negocios: lo han visto todo, desde pequeñas disputas hasta casos de fraude importantes. Y el Better Business Bureau es como la policía empresarial que está ahí para protegerte de los malhechores.

Y sí, a veces necesitas un abogado. Si has perdido dinero o un proveedor ha dejado de comunicarse contigo, hablar lo antes posible con un abogado de derecho comercial puede ahorrarte dinero a la larga. A veces, una notificación legal bien redactada de un abogado puede servir para convertir meses de no llegar a ninguna parte en una respuesta rápida, lo que te ahorrará más dolores de cabeza y estrés.

Recuerda, pedir ayuda no es un signo de debilidad. Es una señal de que te tomas en serio la seguridad de tu negocio.

Haz que las relaciones sólidas con los proveedores sean parte de tu negocio

Administrar un negocio significa confiar en las personas que te ayudan a crecer mientras mantienes los ojos abiertos. Piensa en todas esas historias de éxito que te cuentan los otros propietarios de negocios: no llegaron adonde están trabajando solos. Construyeron relaciones sólidas con proveedores y socios que los ayudaron a prosperar.

En realidad, esa es la razón de ser de todos estos pasos. Cuando aprendes a detectar problemas, escribir contratos sólidos y usar una estrategia de pago que te protege, estás construyendo la base para crecer. Estás enseñándole a los proveedores que trabajas de forma profesional y con seriedad. Y estás liberando tiempo y energía para enfocarte en atender a tus clientes y hacer crecer tu negocio.

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