Cómo asegurarte de que tu negocio cobre por sus ventas

Una de las cosas más frustrantes de tener un negocio es lidiar con los pagos atrasados. El flujo de efectivo es fundamental para el crecimiento de un negocio, por lo que cuando no puedes cobrar los pagos por las ventas, tu negocio sufre. Un proceso ineficiente en el departamento de cuentas por cobrar puede ser el punto débil de muchos negocios. Para evitar este error, es mejor contar con sistemas y planes para que la ausencia de pagos no se convierta en un problema, y que estés preparado si lo es.  Considera estas mejores prácticas para las cuentas por cobrar de tu negocio.

Crea un sistema de cobro de pagos personalizado

El objetivo de un sistema de cobro de pagos es minimizar la cantidad de pagos hechos después de sus fechas de vencimiento. Un sistema ambiguo con plazos inconsistentes puede confundir a tus clientes con respecto a tus expectativas de pago. La mejor manera de asegurar que te paguen a tiempo es crear un procedimiento de facturación eficiente que todos en tu compañía puedan seguir y que puedas comunicar claramente a tus clientes. Establecer expectativas desde el principio puede marcar la diferencia para tu flujo de efectivo. Tus cuentas por cobrar pueden incluir excepciones para algunos clientes, pero asegúrate de que todas las personas involucradas las entiendan. Establece pautas para:

• Los períodos de facturación y las fechas de facturas.
• Los procedimientos estandarizados de contabilidad que capturan toda la información importante.
• Las políticas detalladas de crédito, incluyendo cómo determinar qué clientes califican.

Puesto que los errores de facturación son una causa principal de los problemas de cobros, intenta crear un sistema que garantice precisión, como incluir un proceso de aprobación para las facturas salientes. También es importante que revises estos procesos y procedimientos a medida que creces para asegurarte de que sigan trabajando para tu negocio y su flujo de efectivo. Revisar regularmente tu proceso de cuentas por cobrar también genera responsabilidad y ayuda a detectar errores o ineficiencias con antelación.

Incorpora la automatización en tu proceso

Algunos de los mejores procesos de cuentas por cobrar tienen la automatización incorporada. La mayoría de los programas de software de facturación se integra con un, o incluye su propio, sistema de procesamiento de pagos electrónicos, lo que ayuda a tus clientes a pagar y a tu negocio a cobrar los pagos. Este software también registra los pagos, reduciendo aún más la cantidad de tareas manuales que llevan mucho tiempo para tu compañía y pueden resultar en errores. Estos sistemas automatizados pueden enviar emails para recordarles a los clientes sobre las próximas fechas de pago, agradecerles por completar un pago y hacerles saber que un pago está vencido.

Aunque la automatización es clave para cobrar las ventas de manera más eficaz, y proporciona una operación de cuentas por cobrar en general más sencilla, es probable que todavía necesites algo de intervención humana. Cuando un cliente no hace un pago, es importante que un ejecutivo de cuentas segmente esas cuentas en la estrategia adecuada para comunicarse con ellos de ahí en adelante.

Piensa en cómo tu comunicación puede ser diferente con alguien que ha incumplido repetidas veces y con un cliente importante con su primer pago atrasado. Con la automatización, puedes crear diferentes niveles de comunicación con tus clientes. Intenta que el personal que está familiarizado con las cuentas haga las llamadas. También puedes diseñar la automatización para motivar a los empleados a escribir mensajes de email personalizados o incluir mensajes genéricos enviados a intervalos regulares después de la fecha de facturación.

Considera la experiencia del cliente

Haz una buena revisión de tu proceso de cuentas por cobrar y considéralo desde el punto de vista de tus clientes. ¿Les resulta fácil encontrar y completar todos los formularios y documentos necesarios? ¿Les proporcionas más de una opción de pago? ¿Ofreces planes de pago o descuentos por pago anticipado?

Todas estas son buenas preguntas que te puedes hacer. Cada negocio e industria tendrá sus propios problemas y soluciones. Por ejemplo, si tu compañía tiene clientes que están haciendo pagos recurrentes, considera formas de permitirles automatizar sus pagos.

También es importante mirar a la competencia. Los cambios en los estándares de la industria a veces ocurren a un ritmo gradual, y es posible que tus clientes estén comprando en otro lugar por la facilidad y flexibilidad del pago que ofrecen otras compañías.

Crea un plan de contingencia para las facturas sin pagar

Por mucho que intentes evitarlas, las facturas vencidas ocurren. Prepárate para estos momentos con una política que defina claramente cuándo y cómo contactar a tus clientes, el protocolo de documentación y las políticas sobre los cargos por pago atrasado. Asegúrate de comunicárselos a tus clientes cuando hagan el contrato de compra inicial.

Comunícate con tus clientes para averiguar por qué no se han hecho los pagos y, de manera respetuosa, haz un seguimiento de estas conversaciones. Asegúrate de documentar las conversaciones telefónicas tomando notas o grabando las llamadas. Los emails sobre un pago atrasado deberían empezar desde el primer día que un pago esté atrasado y comunicar claramente el saldo atrasado y cómo pagar. Ten en cuenta que la comunicación en el futuro debe ser consistente, pero no demasiado frecuente. Llamar a un cliente y dejar un buzón de voz todos los días no llevará a la mejor relación posible con el servicio de atención al cliente.

Tu plan de contingencia también puede describir qué hacer cuando los clientes no pagan a pesar de tus mejores esfuerzos. En un determinado momento, tú o un gerente de tu compañía serán responsables de decidir los siguientes pasos a tomar. Estos pueden incluir cancelar la factura no pagada, involucrar a una agencia de cobros o tomar una acción legal, como presentar el problema ante un tribunal de demandas de menor cuantía o presentar una demanda. Ojalá que las cosas no lleguen a ese punto, pero si lo hacen, estarás en una mejor posición al haber dedicado tiempo a pensar en como tu negocio se puede preparar antes de que algo suceda.

Crea aún más estrategias para tu flujo de efectivo

Las cuentas por cobrar son solo un área de tu negocio que puede mejorar tu flujo de efectivo. Habla con un empleado de la banca para negocios para hablar sobre qué productos pueden ayudarte a mantener más efectivo disponible y hacer crecer aún más tu negocio.

Solo con fines informativos/educativos: las opiniones expresadas en este artículo pueden diferir de las de otros empleados y departamentos de JPMorgan Chase & Co. Las perspectivas y estrategias descritas pueden no ser apropiadas para todos y no pretenden ser consejos o recomendaciones específicas para ninguna persona. La información se ha obtenido de fuentes que se consideran confiables, pero JPMorgan Chase & Co. o sus afiliados y/o subsidiarias no garantizan su integridad o exactitud. Debes considerar cuidadosamente tus necesidades y objetivos antes de tomar cualquier decisión y consultar con los profesionales correspondientes. Las perspectivas y el rendimiento pasado no son garantías de resultados futuros.

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