Cómo los estados de flujo de efectivo pueden llevar a tu negocio al éxito
El estado de flujo de efectivo ayuda a los propietarios de pequeños negocios a tomar decisiones financieras inteligentes. Presentado por Chase for Business.
- Un estado de flujo de efectivo muestra cómo entra y sale el efectivo de tu negocio, ayudándote a monitorear cómo se gasta y se gana dinero en tu negocio.
- Este estado de cuenta es clave para mantener tu salud financiera, incluyendo el buen funcionamiento en tus operaciones del día a día, y para posicionar tu negocio para el crecimiento.
- Todos los estados de flujo de efectivo consisten en 3 secciones: el efectivo por actividades operativas, el efectivo por actividades de inversión y el efectivo por actividades de financiación.
Como propietario de un negocio, probablemente creas que tus ingresos y ganancias son los indicadores de tu éxito. Pero supervisar tu flujo de efectivo, es decir, cuánto dinero entra y sale de tu negocio cada mes, puede ser igual de importante. ¿Cuál es la mejor manera de supervisarlo? Con los estados de flujo de efectivo.
Monitorear y administrar eficazmente tu flujo de efectivo puede ayudarte a tomar decisiones financieras informadas, obtener financiación y posicionarte para el crecimiento.
¿Qué es un estado de flujo de efectivo?
Un estado de flujo de efectivo resume cuánto efectivo entra y sale de tu negocio durante un período determinado. Más que unas supuestas ganancias, te muestra los dólares reales que fluyen por tu caja registradora. Tu estado de flujo de efectivo desglosa tus gastos e ingresos en 3 categorías:
- Actividades operativas: el flujo de efectivo de tus operaciones describe cómo entra y sale cada día el dinero de tu negocio. Incluye ingresos por ventas de productos y gastos como el pago de nóminas, el alquiler o el costo de los materiales.
- Actividades de inversión: el flujo de efectivo de tus inversiones monitorea el dinero gastado en inversiones y activos a largo plazo para respaldar tu crecimiento, como equipos nuevos o una segunda ubicación.
- Actividades de financiación: el flujo de efectivo por financiación incluye préstamos para negociosSe abre en superposición o cualquier otra financiación externa. Puede referirse al dinero que recibes de un préstamo o línea de crédito para negociosSe abre en superposición, así como a los pagos de deudas.
Cómo encajan los estados de flujo de efectivo en tus informes financieros
Junto con el estado de resultados y el balance general, los estados de flujo de efectivo forman parte de los principales documentos financieros de un negocio:
- El estado de resultados muestra los ingresos generados y los gastos en que has incurrido durante un período de tiempo. Muestran la rentabilidad general de tu negocio, pero no el saldo de efectivo.
- El balance general resume los activos, pasivos y capital en un determinado momento, pero no monitorea el flujo de efectivo.
- El estado de flujo de efectivo complementa al estado de resultados y el balance general al monitorear el efectivo que entra y sale. Lo que muestra es cuánto efectivo tiene disponible un negocio.
Monitorear los tres estados de cuenta al mismo tiempo puede darte una mejor idea de cómo está la salud financiera de tu negocio.
Un ejemplo de estado de flujo de efectivo
Para ayudarte a comprender qué tipo de información y perspectivas le puede ofrecer un estado de flujo de efectivo a tu negocio, veamos como ejemplo una panadería ficticia a la que llamaremos Compañía A. Ten en cuenta que tu estado de flujo de efectivo puede usar diferentes líneas de artículos contables.
Estado de flujo de efectivo de la Compañía A
Trimestre finalizado el 31 de diciembre
- Actividades operativas
- Ventas en efectivo: $25,000
- Cuentas por cobrar: $15,000
- Ingredientes: –$14,000
- Nóminas: –$10,000
- Servicios públicos: –$3,000
- Alquiler: –$5,000
- Total de efectivo operativo: $8,000
- Actividades de inversión
- Nuevo horno: –$10,000
- Mejora del mezclador: –$3,000
- Efectivo total de inversiones: –$13,000
- Actividades de financiación
- Préstamo recibido: $15,000
- Pago del préstamo: –$5,000
- Total de efectivo por financiación: $10,000
- Aumento neto en efectivo: $5,000
Tomando como referencia un estado de flujo de efectivo para un trimestre completo, el propietario de la panadería puede ver claramente cuánto dinero entra y sale del negocio. El aumento de efectivo neto de la Compañía A fue de $5,000 para el trimestre, pero al profundizar, se ven puntos de mejora:
- Las actividades operativas generaron $8,000 este trimestre, lo que refleja las ventas totales en efectivo, las cuentas por cobrar y los gastos operativos.
- El propietario gastó $13,000 en inversiones, creando un déficit de $5,000 entre el efectivo que invirtió y el efectivo que generó a través de sus operaciones del día a día.
- Las actividades de financiación aportaron $10,000 en préstamos, lo que le ayudó a cubrir este déficit de flujo de efectivo de $5,000.
Por qué son útiles los estados de flujo de efectivo
Acostumbrarse a analizar el flujo de efectivo tiene mucho valor para los propietarios de negocios. Tu estado de flujo de efectivo proporciona perspectivas sobre tus previsiones a futuro de la liquidez y el saldo y flujo de efectivo de tu negocio, lo que te puede ayudar a tomar mejores decisiones financieras. Por ejemplo, los propietarios de negocios pueden usar estados de flujo de efectivo para:
- Verificar el efectivo disponible para cubrir las próximas facturas y gastos, y asegurarte de que puedas hacer tus pagos a tiempo, evitando posibles cargos por pago atrasado y la acumulación de intereses
- Analizar los datos a lo largo del tiempo para identificar y abordar problemas que puedan reducir el flujo de efectivo, como una disminución en las ventas o unas inversiones muy altas
- Evaluar si el flujo de efectivo neto cubre tus deudas mensuales y costos operativos, para que tu negocio pueda funcionar sin problemas
- Usar tendencias para presupuestar y planificar tus gastos para períodos futuros, incluyendo inversiones en el crecimiento de tu negocio
A los inversores y prestamistas también les importa tu flujo de efectivo. Por lo general, un requisito del proceso de solicitud de un préstamo o una línea de crédito, es tener un registro positivo de los estados de flujo de efectivo, junto con el estado de resultados y el balance general.
Cómo el flujo de efectivo puede afectar tu negocio
El análisis del flujo de efectivo es clave para medir la salud de tu negocio. Un flujo de efectivo positivo significa que estás ganando más dinero del que estás gastando, lo que te permite invertir en nuevas oportunidades y crear una reserva de efectivo, es decir, ahorros que puedes usar para cubrir gastos inesperados y capear cualquier temporal en la economía. Por otro lado, tener un flujo de efectivo negativo puede provocar dificultades como el incumplimiento de pagos, lo que puede dañar la relación con tus proveedores.
Solo porque un negocio sea rentable no garantiza que tenga un flujo de efectivo positivo. Por ejemplo, un negocio que acumule muchas facturas sin pagar puede ser rentable sobre el papel, pero quizás no disponga del efectivo suficiente para pagar sus facturas. Verificar regularmente tu flujo de efectivo te puede ayudar a detectar este tipo de problemas y abordarlos con anticipación.
Cómo leer un estado de flujo de efectivo
Tu estado de cuenta de efectivo se divide en 3 secciones: operaciones, inversiones y financiación. Dentro de cada categoría hay diferentes líneas de artículos contables que reflejan tus ingresos y gastos. Los números entre paréntesis representan un flujo de efectivo negativo generado por tu negocio.
Una vez que hayas calculado las 3 secciones de tu estado de flujo de efectivo por separado y después todas juntas, te acabará dando un resultado positivo o negativo.
Un flujo de efectivo positivo muestra que tu negocio tiene más efectivo entrante que saliente. Aunque por lo general es algo bueno, tienes que profundizar para ver de dónde viene ese dinero en efectivo adicional. Por ejemplo, un préstamo para pequeños negocios agrega valor a tu flujo de efectivo en la sección de actividades de financiación, ya que está categorizado como dinero entrante. Sin embargo, si contraes demasiadas deudas, podrías verte en dificultades financieras aunque sigas manteniendo un flujo de efectivo positivo.
Por otro lado, un flujo de efectivo negativo significa que sale más dinero del que entra. Aunque eso podría provocar problemas a largo plazo, tener un flujo de efectivo negativo a corto plazo es algo común durante las primeras etapas de un negocio, cuando todavía está arrancando. De hecho, muchas empresas emergentes usan un flujo de efectivo negativo para monitorear qué tan rápido están gastando el dinero y pronosticar cuándo serán rentables sus operaciones.
Cómo preparar un estado de flujo de efectivo
Aprender a preparar un estado de efectivo es una lección muy importante para los propietarios de pequeños negocios. Consiste en recopilar tus datos financieros, organizarlos por categorías y aplicar algunos cálculos o fórmulas básicas. Para crear un estado de flujo de efectivo, puedes usar una sencilla hoja de cálculo o un software de contabilidad especializado. Puedes incluso buscar plantillas por Internet para ayudarte a empezar.
Aunque cada negocio tendrá su propio proceso, estos son los pasos generales para crear un estado de flujo de efectivo:
- Escoge tu método contable. Hay 2 métodos para calcular el flujo de efectivo: directo e indirecto (más información a continuación).
- Recopila tus documentos financieros. Cuanto más precisos sean tus datos, más útil será tu estado de flujo de efectivo. Junta tus registros financieros antes de empezar, incluyendo tu estado de resultados, el balance general y tus estados de cuenta bancarios.
- Calcula el flujo de efectivo de tus operaciones. Si usas el método indirecto, comienza con tus ingresos netos, luego resta los gastos que no sean en efectivo y ajusta esos cambios en tus activos y pasivos actuales (como cuentas por cobrar y por pagar). Si usas el método directo, detalla todos los flujos de entrada de efectivo procedentes de tus actividades operativas y deduce todos los flujos de salida de efectivo de dichas operaciones.
- Calcula el flujo de efectivo de tus inversiones. Identifica los cambios en tus activos a largo plazo, incluyendo los flujos de efectivo procedentes de la compraventa de propiedades y equipos, o de inversiones en títulos valores.
- Calcula tu flujo de efectivo por financiación. Señala los cambios en tu deuda y capital, incluyendo flujos de entrada como el valor de un nuevo préstamo y flujos de salida como pagos de deuda.
- Determina el aumento o disminución neta en tu efectivo. Suma tus resultados operativos, de inversión y de financiación para hallar el cambio neto en tu saldo de efectivo durante el período del informe.
- Averigua tu saldo final de efectivo. Agrega ese aumento o disminución neta a tu saldo inicial de efectivo. La cifra resultante debería coincidir con el saldo de efectivo en tu balance general.
- Revisa y analiza. Verifica de nuevo tu estado de flujo de efectivo para verificar que es preciso, y luego busca tendencias en tus flujos de entrada y de salida de efectivo. Las tendencias negativas podrían indicar desafíos de cara al futuro, mientras que las tendencias positivas abren oportunidades para aumentar tu reserva de efectivo o reinvertir en tu negocio. Asegúrate de que hay suficiente flujo de efectivo operativo para cubrir tus necesidades de inversiones y financiación, y fíjate si hay algún patrón inusual que requiera de un análisis más exhaustivo.
¿Cuál es la fórmula para calcular el flujo de efectivo?
Hay 2 métodos contables básicos para calcular el flujo de efectivo: directo e indirecto.
El método directo enumera cada transacción en el estado de flujo de efectivo durante un período determinado, incluyendo líneas de artículos contables tales como pagos de clientes, nóminas y facturas de proveedores. Este método es menos común, pero puede ser útil para pequeños negocios que no tenga un gran volumen de transacciones.
La mayoría de los negocios escogen el método indirecto, que utiliza contabilidad por acumulación y datos procedentes de tus otros documentos financieros. Tu contador parte de tus ingresos netos y los ajusta en base a los gastos que no sean en efectivo, como depreciación y amortización, indicados en tu estado de resultados.
Otros tipos adicionales de fórmulas para el flujo de efectivo, como el flujo de efectivo libre, el flujo de efectivo disponible y tu previsión de flujo de efectivo, te pueden proporcionar más perspectivas e información sobre tu negocio.
Cómo usar los estados de flujo de efectivo para hacer crecer tu negocio
Preparar regularmente los estados de flujo de efectivo puede ser una poderosa herramienta para mantener la salud financiera de tu negocio. Mira las tendencias a lo largo del tiempo en cada una de las secciones. ¿Dónde surgen los excedentes o déficits de efectivo? Por ejemplo, es posible que tengas déficits de efectivo en temporadas de mucha actividad, con un gasto excesivo en inventario y suministros. Puedes planificar por adelantado para el próximo año.
Con una base sólida de gestión de efectivo, puedes tomar decisiones de negocios mejor informadas entre bastidores, mientras te centras en hacer lo que más te gusta. Administrar tu flujo de efectivo ayuda a eliminar muchas de las conjeturas financieras al administrar tu negocio. Y para tu negocio, puede marcar la diferencia entre el simple salir adelante y que tu negocio prospere activamente.
¿Te gustaría llevar las finanzas de tu negocio al siguiente nivel? Comunícate hoy mismo con un representante bancario para negocios de Chase. Siempre estamos listos para ayudar.
