Impuesto sobre la nómina vs. impuesto sobre la renta: diferencias clave para los propietarios de pequeños negocios
Aprende la diferencia entre los impuestos sobre la nómina que la mayoría de los negocios necesitan retener: nómina e impuesto sobre la renta. Presentado por Chase for Business.
- El impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta son impuestos retenidos de los cheques de pago de tus empleados que financian servicios gubernamentales y programas sociales.
- Algunos impuestos sobre la nómina, como los impuestos al Seguro Social y Medicare, generalmente son compartidos por empleados y empleadores. Por lo general, los empleadores pagan otros impuestos relacionados con el empleo, como los impuestos federales y estatales por desempleo.
- Los impuestos sobre la nómina financian programas federales específicos, como el Seguro Social y Medicare, mientras que los impuestos sobre la renta ayudan a respaldar servicios gubernamentales, como educación e infraestructura.
Si tu negocio realiza pagos a empleados, eres responsable de retener ciertos impuestos federales, estatales y locales de su pago. Ya sea que administres la nómina para un equipo o que seas propietario de un negocio que gestiona impuestos de empleo, puede ser útil comprender algunas diferencias clave entre los impuestos sobre la nómina y el impuesto sobre la renta, así como cómo funciona la retención. Administrar esas retenciones correctamente es una parte importante de la nóminaSe abre en superposición.
¿Qué son los impuestos sobre la renta?
El impuesto sobre la renta es un impuesto que los gobiernos federales, estatales y a veces locales cobran sobre los ingresos de una persona o un negocio. Los ingresos del impuesto sobre la renta respaldan muchos servicios gubernamentales esenciales, como defensa, infraestructura pública, educación y diversos programas sociales.
Tendrás que retener la cantidad correcta de impuesto sobre la renta para cada empleado, dependiendo de sus elecciones personales y salarios acumulados. Por lo general, el impuesto sobre la renta es progresivo, lo que significa que la tasa puede aumentar a medida que aumentan los ingresos de los empleados.
El impuesto sobre la renta se aplica a muchos tipos de ingresos, incluyendo:
- Salarios y salarios tributables, incluyendo bonificaciones para empleados
- Ingresos provenientes de inversiones (como dividendos y ganancias de capital)
- Ganancias del trabajo por cuenta propia
Cómo se pagan los impuestos sobre la renta
Como propietario de un negocio, en realidad no pagas este impuesto a tus empleados; en su lugar, debes retenerlo de su pago y remitirlo al IRS o a las autoridades fiscales estatales o locales aplicables. Sin embargo, tus empleados son responsables en última instancia de conciliar su impuesto retenido con lo que deben al presentar sus declaraciones de impuestos, lo que puede resultar en un reembolso o pago adicional.
¿Qué son los impuestos sobre la nómina?
A diferencia del impuesto sobre la renta, los ingresos del impuesto sobre la nómina se designan para programas federales específicos, a saber, Seguro Social y Medicare.
Las tasas de impuestos sobre la nómina generalmente son establecidas por ley, pero las reglas varían según el tipo de impuesto. Por ejemplo, los impuestos al Seguro Social se aplican hasta una base salarial anual, los impuestos de Medicare generalmente no tienen límite salarial y es posible que se apliquen retenciones adicionales de Medicare por encima de ciertos umbrales de ingresos.
Como propietario de un negocio, también deberás pagar los impuestos federales para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y los impuestos estatales para el desempleo (SUTA, por sus siglas en inglés) para cada empleado. Estos no se retienen de los cheques de pago de los empleados, sino que son pagados directamente por tu negocio. Estos impuestos, que proporcionan un fondo para la seguridad para los trabajadores que pierden sus empleos, no se deducen ni retienen de los cheques de pago de los empleados.
Cómo se pagan los impuestos sobre la nómina
Ciertos impuestos sobre la nómina son compartidos por empleados y empleadores, mientras que otros son pagados por el empleador. Por lo general, los empleadores son responsables de retener los impuestos de los empleados cuando se requiera y de enviar las cantidades tanto del empleado como del empleador antes de las fechas límites aplicables.
Si trabajas por cuenta propia, generalmente pagarás los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, que pretenden cubrir los impuestos al Seguro Social y Medicare que de otro modo se dividirían entre el empleador y el empleado.
Diferencias entre el impuesto sobre la nómina y sobre la renta
Aunque los impuestos sobre la nómina y los impuestos sobre la renta se deducen del pago, hay algunas diferencias a tener en cuenta. Comprender estas diferencias puede ayudar a los propietarios de negocios a comprender mejor sus responsabilidades y obligaciones impositivas:
- Propósito: los impuestos sobre la nómina están dedicados a programas como el Seguro Social y Medicare, mientras que los impuestos sobre la renta respaldan una amplia variedad de servicios gubernamentales.
- Quién paga: como propietario de un negocio, pagas una parte de los impuestos sobre la nómina y retienes el resto de los empleados. Para los impuestos sobre la renta, retienes la parte del empleado y la remites, pero no la pagas tú.
- Cálculo: las tasas de los impuestos sobre la nómina son fijas (sujetos a bases salariales o umbrales de retención adicionales), mientras que las tasas de impuestos sobre la renta pueden incrementar a medida que aumentan los ingresos de los empleados.
- Retención: por lo general, los empleadores retienen el impuesto sobre la renta de los empleados y ciertos impuestos sobre la nómina de los empleados de los salarios. Algunos impuestos sobre la nómina son compartidos por empleadores y empleados, mientras que otros son pagados por empleadores.
- Límites: el impuesto al Seguro Social solo se aplica hasta una base salarial anual, mientras que el impuesto al Medicare generalmente no tiene límite salarial. El impuesto sobre la renta se aplica según los ingresos tributables conforme a las reglas federales, estatales y locales aplicables.
- Cumplimiento: los propietarios de negocios deben cumplir con la gestión de nóminas, lo que significa cumplir con las leyes federales, estatales y locales sobre compensación de empleados y retención de impuestos.
Cómo calcular los impuestos sobre la nómina y la renta
Calcular los impuestos sobre la nómina y la renta es una parte fundamental de la gestión de la contabilidad de un pequeño negocio. Ten en cuenta que puedes considerar contratar la ayuda de profesionales de impuestos o de finanzas para asegurarte de que estás reteniendo las cantidades correctas.
Cálculo del impuesto sobre la renta
Por lo general, los empleados completan el Formulario W-4 para proporcionar información usada para calcular la retención del impuesto federal sobre la renta. Los empleadores luego aplican los métodos de retención aplicables basados en el Formulario W-4 y los salarios del empleado. Aunque un empleador no contribuye al impuesto sobre la renta de un empleado, administrar la retención correctamente puede ayudar a garantizar que se envíe la cantidad adecuada al IRS.
Cálculo del impuesto sobre la nómina
El impuesto sobre la nómina se retiene de un cheque de pago del empleado con una parte de estos impuestos pagados tanto por el empleador como por el empleado. El tipo de impuesto determinará cuánto se retiene:
- Impuestos al Seguro Social: los empleados pagan el 6.2% de su cheque de pago y el empleador iguala el impuesto para cada empleado, hasta un cierto límite.
- Impuestos al Medicare: el empleador y el empleado pagan cada uno el 1.45% del salario bruto del empleado a Medicare. Los empleados que pagan más de una determinada cantidad pagan un porcentaje adicional que los empleadores no tienen que igualar.
Como empleador, generalmente se te requiere que retengas estas cantidades de cada cheque de pago y las pagues al gobierno en o antes de la fecha de vencimiento requerida.
Las tasas de impuestos al Seguro Social y Medicare anteriores están actualizadas a agosto de 2026. Las tasas y umbrales pueden cambiar. Los propietarios de negocios deben confirmar los requisitos actuales con la guía del IRSSe abre en superposición o con un profesional de impuestos calificado.
Mejores prácticas para administrar los impuestos sobre la nómina y la renta
Ya sea que administres los impuestos sobre la nómina tú, tengas la ayuda de un miembro del personal o subcontrates el trabajo de nómina, puede ser útil tener recursos dedicados. Los errores al determinar la cantidad adeudada, o las demoras en hacer pagos o presentar declaraciones, pueden dar lugar a multas y otras sanciones financieras que tu negocio puede querer evitar.
Los propietarios de pequeños negocios pueden ayudar a mantener los gastos de su negocio manejables y sus impuestos pagados a tiempo con estas mejores prácticas:
- Contrata la ayuda de expertos: incluso si planeas administrar la nómina internamente, puede ser útil que un contador u otro profesional de impuestos te ayude a configurar tus registros y calcular la retención, especialmente para los trabajadores asalariados. Luego, usa un software de contabilidad o de nómina para ayudarte a mantenerte organizado.
- Crea recibos de pago para cada empleado: los recibos de pago muestran los salarios brutos, los ingresos y los impuestos sobre la nómina retenidos de un empleado y la cantidad neta que se le paga. Tener estos registros detallados puede facilitar que tú y tus trabajadores presenten declaraciones de impuestos y otros documentos.
- Sigue las regulaciones federales y estatales cuando venzan los pagos: consulta las pautas gubernamentales para encontrar las fechas de vencimiento de los impuestos sobre el empleo, incluyendo qué formularios generalmente deben presentarse en qué fechas y cuándo normalmente se requiere que se depositen los pagos de impuestos. Mantener un calendario de fechas límite federales, estatales y locales puede ayudarte a evitar olvidar un pago.
Comprender tus responsabilidades impositivas puede ayudar a proteger tu negocio y a las personas en las que más confías: tu equipo.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la principal diferencia entre el impuesto sobre la nómina y el impuesto sobre la renta?
El impuesto sobre la nómina se usa para programas sociales gubernamentales específicos y se divide entre empleados y empleadores. El impuesto sobre la renta es un porcentaje basado en las ganancias totales de un empleado y financia una amplia variedad de servicios gubernamentales.
¿Quién es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina?
Tanto los empleados como los empleadores contribuyen a los impuestos sobre la nómina, pero algunos impuestos, como FUTA y SUTA, solo los paga el empleador. Las personas que trabajan por cuenta propia generalmente pagan los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, que cubren las partes equivalentes de impuestos al Seguro Social y Medicare del empleado y el empleador.
¿La estructura del negocio afecta cómo se pagan los impuestos sobre la nómina?
La estructura del negocio puede afectar cómo se aplican los impuestos sobre el empleo y sobre el trabajo por cuenta propia. Los dueños únicos de negocios y muchos socios pueden deber los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia en los ingresos del negocio, mientras que las sociedades anónimas generalmente tratan a los propietarios trabajadores como empleados asalariados. Los propietarios de negocios deben consultar a un profesional de impuestos sobre su estructura específica.
¿Cómo pagan impuestos sobre la nómina y los ingresos las personas que trabajan por cuenta propia?
Las personas que trabajan por cuenta propia generalmente pagan el impuesto sobre la renta y el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia a través de los pagos de impuestos estimados y/o al presentar su declaración anual. Por lo general, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia cubre los impuestos al Seguro Social y Medicare.
¿Qué pasa si los impuestos sobre la nómina o la renta no se pagan a tiempo?
El pago atrasado o la declaración tardía pueden resultar en sanciones, intereses y posible seguimiento por parte de las autoridades tributarias.
