Qué buscar en un proveedor de servicios de nómina

Los servicios de nómina son negocios independientes que asisten o asumen todas las responsabilidades de nómina, o de pagar a los empleados, en nombre de otro negocio. No todos los negocios usan esos servicios, y es posible que algunos prefieran hacer su propia nómina, lo que es una opción viable.

Para los negocios que escogen contratar un servicio externo para su nómina, la pregunta se convierte en: ¿Qué proveedor de servicios de nómina es la opción correcta? ¿Qué deberías buscar en un proveedor? Es posible que estas preguntas no sean tan difíciles de responder como parecen.

Inspección de calidad

Un sistema de nómina para pequeños negocios, y los servicios de nómina que usan, tienen algunas características y beneficios en común. Busca estas cualidades en un proveedor de servicios de nómina.

Costo

Los servicios de nómina deben ser asequibles. Las necesidades de tu negocio, la complejidad de la estructura de tu nómina y tu presupuesto son todos factores al escoger un proveedor. Naturalmente, cuanto más asequible sea, mejor, excepto si tienes que sacrificar la calidad.

Otro aspecto de la asequibilidad son los detalles del contrato y del programa de pagos entre el negocio y el proveedor de servicios. Algunos proveedores operan con contratos a largo plazo que duran un año o más, mientras que otros servicios trabajan con contratos mensuales más casuales. Considera cómo estos contratos coinciden con el ciclo de ingresos de tu negocio para asegurarte de que el uso del servicio no cause dificultades financieras.

Reputación

Una buena reputación puede ser una señal de buenos resultados, y no se trata solo de la tranquilidad de saber que un proveedor será responsable. Lee las reseñas o habla con colegas de negocios en tu industria para comprender mejor qué proveedores de nómina están disponibles y comparar sus reputaciones y experiencias de los clientes.

Los negocios son únicos, y sus situaciones financieras lo reflejan, incluyendo los desafíos relacionados con la nómina. Trabajar con un servicio de nómina experimentado y reconocido puede ayudar a garantizar que cualquier problema potencial se aborde de manera adecuada y eficiente.

Capacidad

El proveedor debe poder satisfacer las necesidades del negocio, desde el tamaño hasta los matices de su estructura de nómina. Una manera de garantizar que un proveedor sea una buena opción es hacer estas preguntas por adelantado:

• ¿Ofrecen múltiples opciones de pago?
• ¿Ofrecen múltiples tasas salariales? ¿Pagos de embargo?
• ¿Tienen funciones para la administración de licencias laborales pagas (PTO, por sus siglas en inglés) o la administración de compensación de trabajadores?
• ¿Proporcionan informes de nómina detallados? ¿Con qué frecuencia?

Facilidad

Es posible que estas excelentes cualidades no importen si la interfaz para administradores no es fácil de usar y acceder a las funciones resulta difícil. Después de todo, parte del motivo de la subcontratación de los servicios de nómina es aliviar el trabajo adicional y el estrés del negocio. Si el servicio no es fácil de usar, ¿qué sentido tiene?

También querrás averiguar si los servicios de nómina pueden integrarse a tus programas de negocios existentes. Las empresas con programas que monitorean o registran asistencia, horas trabajadas o contabilidad querrán un proveedor cuyo servicio pueda sincronizarse bien sin causar problemas.

Siente curiosidad por los servicios

No tengas miedo de hacer preguntas cuando intentes decidir cuál es el proveedor de servicios de nómina adecuado. Estas son algunas preguntas adicionales para considerar cuando encuentres el proveedor adecuado para ti:

• ¿Qué medidas de seguridad tomas para proteger tus datos?
• ¿Cómo implementas tus servicios a escala?
• ¿Qué tipos de asistencia ofreces a tus clientes y sus empleados?
• ¿Cuán estable es tu servicio?
• ¿Qué medidas se han implementado para los clientes que no puedan acceder a su servicio?

No tengas miedo de cambiar

A veces, un negocio ha hecho todos los esfuerzos posible para estudiar sus opciones, ha hecho las preguntas correctas, ha obtenido todas las respuestas y ha decidido que un proveedor de servicios de nómina es el adecuado. Pero con el tiempo, esa combinación no funciona o las necesidades del negocio han cambiado.

No pasa nada. Muchos proveedores de servicios de nómina operan con contratos a corto plazo que ofrecen a los negocios la oportunidad de cambiar de servicios. Por supuesto, durante el cambio pueden surgir complicaciones con la nómina, pero si la meta final es un servicio de nómina de calidad sin problemas, vale la pena el esfuerzo.

Ya sea que estés buscando cambiar de proveedor de servicios de nómina o que estés seleccionando a tu primer proveedor, es importante que te prepares para hacer las preguntas correctas y conocer los criterios que un proveedor debe cumplir para tu negocio. También puedes hablar con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre cómo una cuenta bancaria para negocios podría ayudar a mejorar tus sistemas de nómina.