Sugerencias bancarias para los negocios que operan con efectivo

Aplicaciones móviles. Códigos QR. Transacciones biométricas. Y, por supuesto, pagos con tarjeta de crédito y débito. Aunque nunca ha habido tantas opciones en cuanto a formas de pagar por bienes y servicios, muchos propietarios de negocios prefieren operar solo con efectivo, y tienen buenos motivos para hacerlo.

Algunos propietarios de negocios antiguos simplemente no quieren cambiar las cosas ni tomarse el tiempo para aprender algo nuevo. Es la vieja mentalidad de "si algo funciona, no lo toques". Otras razones incluyen el hecho de que, con efectivo, puedes evitar cargos de tarjeta de crédito, eliminar contracargos costosos y cobrar tus productos o servicios de inmediato.

A pesar de todas las ventajas de administrar un negocio que opera en efectivo, hay algunas desventajas, como perder clientes potenciales que no llevan efectivo, arriesgarse más a tener una auditoría y la posibilidad de recibir dinero falsificado o incluso que te roben el dinero. Aquí tienes algunos consejos para ayudarte a administrar tu negocio en efectivo de manera segura.

Mantén registros detallados

A diferencia de los pagos con cheque o tarjeta de crédito, no hay registros digitales para las transacciones en efectivo. Por eso es importante crear esos registros. Esto incluye tomar nota de todo el efectivo que entra y sale de tu negocio.

Ten a mano un bloc de comprobantes o recibos para escribirlos manualmente si es necesario, y mantén listas de registro de todas las transacciones diarias y copias de las facturas pagadas a los proveedores. Asegúrate de documentar la fecha, la cantidad de la compra o el pago y la descripción de los productos vendidos o los servicios prestados. Si tienes un contador, puede usar tus recibos para compilar estados financieros con fines impositivos. Tengas un contador o no, puede ser una buena idea invertir en algún tipo de software de contabilidad para monitorear y calcular ventas, gastos, inventario y activos. 

Por lo general, querrás mantener al menos 3 años de registros en caso de que tu negocio sea auditado, ya que este es el período mínimo recomendado para el impuesto federal sobre la renta de EE. UU. Sin embargo, puede que tengas que conservar algunos registros por más tiempo dependiendo de las leyes estatales o de las leyes de prescripción del estado, o por motivos no impositivos. En caso de duda, guárdalos: nunca te arrepentirás de tener registros detallados. También se recomienda tener copias digitales de seguridad en caso de que pierdas cualquier original en papel. La Administración de Pequeños Negocios proporciona excelentes recomendaciones sobre el mantenimiento de registros para pequeños negocios.

Cumple las regulaciones federales

Por lo general, es más probable que los negocios que solo usan efectivo o que manejan mucho efectivo llamen la atención del IRS debido a la dificultad para reportar tanto ganancias como pérdidas. Pero, ¿cómo vas a mostrar un efectivo que nunca llegó a entrar? Por eso es tan importante mantener cuidadosamente tus registros. Documéntalo todo.

Además de prestar más atención a tus propias finanzas, tendrás que documentar las de tus clientes y empleados. Por ejemplo, si un cliente te paga más de $10,000 en efectivo en una sola transacción o en dos o más transacciones relacionadas, generalmente deberás completar un Formulario 8300 para proporcionar la información del cliente y reportar el pago.

Si pagas a tus empleados en efectivo, también debes reportar cualquier nómina y pagar los impuestos del empleador. Si no lo haces, no solo puedes poner en peligro tu negocio, sino también privar a tus empleados de su remuneración o de sus beneficios por desempleo o jubilación.

Mantén a tus clientes informados

El dinero en efectivo puede ser el rey, pero también lo es la información. Lo que no quieres es que un cliente pase tiempo agregando productos al carrito de la compra o que le prestes un servicio para luego darte cuenta de que no tiene con qué pagarlos. Explica a los clientes que tu negocio solo acepta efectivo. Señálalo en la ubicación física de tu negocio, en tu sitio web y en las páginas de redes sociales. Puede ser una buena idea tener un cajero automático (ATM) en tus instalaciones para la gente que no lleve dinero en efectivo.

Capacita a tus empleados

¿Tus empleados saben cómo manejar el efectivo correctamente? Para muchos empleados jóvenes acostumbrados a hacer pagos electrónicos, puede que no sea natural tener habilidades básicas para el manejo de efectivo.

Asegúrate de capacitar a los empleados para que sepan dar el cambio, especialmente si tu caja no dice cuánto cambio debería recibir el cliente. También es importante mostrarles a los empleados cómo reconocer si el dinero es de verdad. Un marcador diseñado para identificar dólares falsificados es una manera sencilla y económica. Obtén más sugerencias sobre cómo detectar dinero falsificado en la Reserva Federal.

Además, aunque no quieras pensar que alguien que trabaja para ti pueda ser deshonesto, en los negocios que operan en efectivo es más fácil para los empleados quedarse con una parte de los ingresos. Para ayudarte a reducir o eliminar el riesgo de robo por parte de tus empleados, puedes hacer verificaciones de antecedentes exhaustivas, tener cámaras de seguridad en la caja y asegurarte al final de cada turno de que los recibos coincidan con el dinero que hay en la caja.

Abre una cuenta bancaria para negocios

Por último, pero desde luego no menos importante, querrás asegurarte de mantener separado el dinero que recibe tu negocio de tus activos personales. Esto es cierto para cualquier negocio, no solo para los negocios que operan en efectivo. Para mantener esta separación, la mejor manera es abrir una cuenta bancaria para negocios.

Muchos negocios abren una cuenta de cheques para negocios para pagar cualquier gasto y una cuenta de ahorros para negocios para depositar cualquier dinero que no se necesite para las operaciones del día a día. Es importante limitar la cantidad de efectivo que guardas en tus instalaciones, por seguridad para tus empleados y para el propio negocio. Tus cuentas tanto de cheques como de ahorros para negocios servirán para obtener la información que necesites durante la temporada de impuestos, y también te ahorrarán muchos dolores de cabeza si alguna vez tienes una auditoría.

Aunque la mayoría de los bancos requieren la misma documentación para abrir cuentas para negocios, puede haber algunas diferencias según el tipo de estructura que tenga tu negocio. Consulta con tu banco para averiguar exactamente qué necesitarás para abrir una cuenta bancaria para negocios.

Cómo empezar

Para aprender sobre más maneras de optimizar las operaciones en efectivo de tu negocio, habla con un representante bancario para negocios de Chase.