3 opciones de pago que simplifican la nómina

Los cheques en papel o el efectivo eran en su día la principal manera de pagar el sueldo a los empleados. Hoy en día, los empleadores cuentan con una variedad de opciones disponibles para administrar y simplificar el pago de nóminas en sus negocios. Los métodos más comunes incluyen cheques, depósitos directos y tarjetas de débito.

Saber cómo funciona cada uno de ellos y cómo benefician a tu negocio te puede ayudar a decidir cuál es la mejor opción.

Cheques

Teniendo en cuenta todos los beneficios que proporcionan los cheques, reemplazarlos por opciones más actuales no es una decisión tan simple como se podría esperar. Si tienes tiempo para supervisar tu cuenta de cheques para negocios y asegurarte de tener suficiente dinero para cubrir los pagos, emitir cheques de nómina sigue siendo una elección razonable.

Beneficios de pagar con cheques

• El proceso de escribir y emitir cheques puede automatizarse, lo que te ahorra tiempo y gastos.
• Los costos para procesar y distribuir cheques físicos son mínimos. Los cheques en papel pueden ayudar a los empleadores a evitar pagar cargos de conveniencia.
• Si tu o tu empleado pierden un cheque, se puede cancelar, lo que mitiga el riesgo de uso no autorizado.
• Los cheques escritos a mano o impresos proporcionan un rastro documental verificable. Es posible que tome más tiempo escribir y documentar un cheque, pero te da evidencia clara de que se realizó un pago.

Depósito directo

En un mundo que funciona cada vez más sin efectivo, la transferencia electrónica de fondos se ha convertido en el método preferido para el pago de nóminas.

Así es como funciona: Los empleadores establecen una cuenta con su institución financiera. Una vez que los fondos para el pago de nóminas se depositan en la cuenta bancaria del empleador, los pagos se programan para transferirse de manera electrónica directamente a las cuentas de los empleados. Esto se hace usando el software del banco o, si es compatible, el software de pago de nóminas de tu negocio, eliminando la necesidad de emitir cheques tradicionales.

Las leyes para depósitos directos varían de un estado a otro. Asegúrate de comprender las leyes estatales y las regulaciones federales si decides seguir esta ruta.

Aunque el depósito directo es una manera económica de procesar pagos, existen cargos por transferencia electrónica, y agregar nuevos empleados a tu nómina puede generar cargos adicionales por configuración.

Beneficios de pagar a través de depósito directo

• El depósito directo se paga directamente en tu cuenta bancaria, eliminando el riesgo de que un cheque físico o tarjeta de pago se pierda, se extravíe o que alguien lo robe. Ofrece una manera segura y simplificada para cobrar la nómina.
• Puede que te permita hacer pagos de nómina desde cualquier lugar.
• Tu negocio tiene un registro inmediato, correcto y accesible de la transacción.

Tarjetas de débito prepagadas

Las tarjetas prepagadas, también llamadas tarjetas de pago, son una opción relativamente nueva que permite a los empleadores pagar a los empleados con tarjetas precargadas. Son similares a las tarjetas de débito, tanto en aspecto físico como a nivel funcional. Esta tarjeta muestra la marca de la institución financiera que la emitió (por ej., Visa, MasterCard, American Express y Discover). También pueden emitirse como tarjetas sin marca vinculadas a una red de ATM o POS, como STAR o Pulse, lo que hace que los retiros sean más accesibles.

De acuerdo con las leyes federales, los empleadores no pueden requerir que los empleados reciban su salario únicamente con tarjetas de nómina. Deben ofrecer al menos un método de pago alternativo. Algunos estados requieren autorización por escrito de los empleados. Consulta con un contador para verificar las leyes de tu estado.

Beneficios de pagar con tarjetas de débito prepagadas

• Son más rápidas y simples: cada período de pago, el empleador carga automáticamente las tarjetas con los pagos de nómina de los empleados. Tómate un momento para aprender más sobre los cargos aplicables.
• Las tarjetas de pago dan a los empleadores una manera de simplificar el pago de nómina a los empleados que no tienen cuentas bancarias.

Administra correctamente tus opciones

Cuando vayas a evaluar qué método de pago de nóminas emplear en tu negocio, ya sean cheques, depósitos directos o tarjetas de débito prepagadas, considera cómo se realizará el procesamiento y la distribución de nóminas y quién lo administrará. Considera conectarte con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre cómo cada una de estas opciones podría integrarse en el sistema de nóminas que estás implementando.