Respuestas ante los desastres: alguien entra a robar en tu negocio
Seguro que estás procesando muchas emociones. Y no puedes dejar de pensar en todo lo que tienes que hacer. Respira. Presentado por Chase for Business.
- Prioriza llegar a un lugar seguro y evita investigar hasta que las autoridades confirmen que el edificio está fuera de riesgos para mantenerte a ti y a tu equipo seguros.
- Antes de tocar la evidencia, documenta meticulosamente cualquier daño a la propiedad y cualquier pérdida de inventario tomando fotografías, videos y notas detalladas para tu reporte de la policía y cualquier reclamación al seguro.
- Comunícate de forma honesta y transparente con tu personal sobre lo que ocurrió y cómo planeas abordarlo con un plan de respuesta y procedimientos de seguridad actualizados.
Respira profundo y elabora un plan para que te encargues primero de la seguridad y la comunicación. Luego vuelve a poner tu negocio en marcha. Los siguientes pasos te pueden ayudar a enfocarte en las cosas más importantes.
1. Manténganse a salvo.
Tu seguridad y la de tu equipo es lo más importante.
- Busquen un lugar seguro.
- Resiste la tentación de investigar lo sucedido hasta que las autoridades hayan confirmado que tu edificio no es un sitio peligroso.
- Si es seguro para ti hacerlo, intenta evitar que otros entren.
- Toma un momento para calmarte.
2. Llama a las autoridades.
La policía debería inspeccionar y evacuar el edificio para determinar que sea seguro entrar. Cuando llames, prepárate para darles información preliminar.
- Empieza por lo básico: tu nombre, número de teléfono y la información de contacto del propietario del edificio.
- ¿Sabes la fecha y la hora en que tú u otra persona descubrieron que alguien había entrado a robar?
- ¿Era evidente cuando llegaste que había daños?
- ¿Podrías identificar una posible vía de entrada, como una ventana o una puerta rota?
- ¿Viste a alguien dentro? ¿Cuántas personas? Toma nota de su edad, aspecto y estatura.
- ¿Viste si un vehículo se iba a toda velocidad? ¿Recuerdas el modelo, el color o la placa? ¿Recuerdas hacia dónde se fue?
- ¿Tienes cámaras de seguridad que lo hayan grabado y que puedas compartir con las autoridades?
3. Habla con tu equipo.
Aunque tal vez quieras esperar a informar a tu personal hasta después de tener un plan de acción claro, las crisis pueden ser una buena oportunidad para demostrar liderazgo. Una comunicación transparente suele ser lo primero, tanto para evitar que se propague información errónea como para reforzar la confianza con el equipo.
- Decide si los empleados deberían venir a trabajar y considera decirle al personal que no sea crucial para el trabajo que se quede en casa.
- Sincérate con tu equipo mientras les informas de lo sucedido y cómo piensas abordarlo, aunque todavía no tengas detalles específicos.
- Reitera que harás un seguimiento y que los mantendrás al día con tu plan de respuesta.
4. Documenta cualquier daño a la propiedad y pérdida de inventario.
Es probable que haya daños que tengas que reparar y activos que tengas que reponer. ¿Cuál es el primer paso para garantizar que recibas suficiente compensación? Registra todos los detalles que puedas.
- Presenta un informe sobre el incidente y anota el número de informe para que puedas proporcionárselo a tu compañía de seguros.
- No toques las pruebas críticas antes de documentarlas.
- Antes de tocar nada, pregúntate qué es lo que falta, qué se ha dañado y qué se tiene que reparar o reponer.
- Documenta los daños con fotografías y videos.
- Haz copias de los videos de seguridad.
- Toma notas detalladas que documenten las pérdidas, incluyendo información como números de serie o de modelo, recibos para confirmar los precios de los artículos y marcas o características distintivas (como grietas o pegatinas). Si no tienes esta información a mano, aprovecha la ocasión para mejorar tu gestión de inventario en caso de que alguna vez vuelvas a estar en esta situación.
5. Presenta cualquier reclamación necesaria a tu seguro.
Comunícate con tu compañía de seguros para informarles de cualquier daño. A menos que haya un problema que pueda causar más daños a la propiedad, como una fuga de agua o un problema eléctrico, intenta no hacer reparaciones por tu cuenta hasta que presentes una reclamación, cuando sea posible. Las primas mensuales se pagan precisamente para este tipo de situación, para que cuando empieces a reconstruir, no tengas que hacerlo sin ayuda.
- Llama a tu compañía de seguros lo antes posible. Algunas pólizas requieren que te pongas en contacto dentro de una determinada cantidad de tiempo después de un incidente.
- Envíale al encargado de tu seguro el número de referencia de la denuncia policial.
- Prepárate para darles información detallada sobre el incidente, que en gran parte coincidirá con la denuncia policial. Cuanto más lo hayas documentado, menos tendrás que basarte en lo que recuerdes del suceso.
- Asegúrate de obtener el nombre y la dirección de email de tu contacto en el seguro para que puedas hacer un seguimiento.
Este proceso puede tomar un tiempo, así que sigue con tu plan y ten en cuenta que vas por el camino correcto.
6. Notifica a tu banco.
Aunque no hayas perdido ninguna tarjeta de crédito de la compañía ni la chequera del negocio, querrás tomar todas las precauciones que puedas. Los intrusos pueden haber obtenido acceso a tus tarjetas, cuentas u otra información financiera valiosa. Pero que no cunda el pánico.
- Informa a tu institución financiera de inmediato acerca del incidente.
- Si alguna de tus cuentas se ha visto comprometida, sigue las instrucciones de tu representante bancario para poder protegerte de la infracción.
- Como medida de precaución, puede ser una buena idea que te pongas enseguida a hacer lo siguiente:
- Cambia contraseñas
- Congela cuentas
- Cancela tarjetas
- Instala cualquier actualización de seguridad que tengas pendiente
Asegúrate de leer el resto de nuestros consejos sobre cómo proteger tu negocio contra los ciberataquesSe abre en superposición.
7. Revisa y mejora las medidas de seguridad.
Aprovecha esta oportunidad para evaluar y mejorar tus protocolos y sistemas de seguridad actuales. ¿Qué medidas de seguridad puedes implementar para que esto no te vuelva a pasar? Si sabes cómo obtuvieron acceso los intrusos, averigua cómo puedes mejorar la seguridad.
- Cambia las cerraduras y controla quién tiene las llaves o los códigos.
- Instala o actualiza tus sistemas de seguridad, incluyendo alarmas y cámaras de vigilancia.
- Revisa los elementos exteriores, como puertas e iluminación, para la accesibilidad y visibilidad nocturnas.
- Haz depósitos regulares para no dejar efectivo en las instalaciones de un día para otro.
- Usa letreros que identifiquen tus medidas de seguridad como método disuasorio.
- Realiza verificaciones de antecedentes para tus empleados y contratistas.
- Informa a los empleados de los nuevos protocolos de seguridad.
8. Haz un seguimiento con tu equipo.
Una vez que hayas reunido a tus empleados, comparte con ellos los procedimientos de seguridad actualizados. Asegúrate de continuar hablando sobre sus inquietudes y de mantener los canales de comunicación abiertos. Cuando demuestras ser un líder con integridad, pasar por estos momentos difíciles puede ser tan valioso como celebrar los triunfos.
Estamos aquí para ayudarte
Cuando ocurre un desastre, es posible que tengas más preguntas que respuestas. Estamos a tu lado. Nuestra serie sobre Respuestas ante los desastres fue diseñada para ayudar a prepararte para lo inesperado y poner al alcance de tus manos los consejos y recursos que puedas necesitar. Explora el resto de la serie a continuación:
Para explorar otras formas de ayudar a que tu negocio sobreviva durante momentos difíciles, habla con un representante bancario para negocios de Chase. Los miembros del equipo de Chase están disponibles para responder a tus preguntas sobre la asistencia financiera tras un desastre, incluyendo ayuda con préstamos para que puedas recuperarte.
