¿Qué es la contratación gubernamental?
Aprende qué hacer para empezar a vender productos y servicios al gobierno siendo un pequeño negocio. Presentado por Chase for Business.
¿Qué es la contratación gubernamental? Es el acto de vender productos o servicios a una agencia gubernamental. Aunque las agencias federales ofrecen la mayor cantidad de oportunidades, los gobiernos estatales y locales también hacen uso de contratistas para una amplia gama de necesidades.
Piénsalo en el contexto de tu propio negocio. Como propietario de un pequeño negocio, probablemente sepas lo valioso que es contar con expertos externos. Tal vez hayas contratado a un contable que gestione tus impuestos o a un gerente de marketing que administre tus cuentas de medios sociales.
De manera similar, las agencias gubernamentales a menudo contratan a negocios externos que los ayuden a operar de manera eficiente. La externalización de funciones específicas ayuda a estas agencias a cumplir con sus metas de manera efectiva y a evitar contratar empleados adicionales a tiempo completo.
¿En qué consiste la contratación gubernamental?
En muchos sentidos, la contratación gubernamental es como cualquier otro tipo de acuerdo comercial: te contratan para proporcionar un producto o servicio que necesita un cliente, en este caso, una agencia gubernamental, dentro de los términos y precios acordados. Sin embargo, hay algunas diferencias clave entre cumplir un contrato para el gobierno o para clientes no gubernamentales.
El propósito es servir al pueblo
La contratación gubernamental ayuda a las agencias gubernamentales a cumplir mejor con sus responsabilidades hacia el pueblo en general. Esta misión abarca una amplia gama de productos y servicios, desde la compra de computadoras para oficinas gubernamentales hasta la contratación de una compañía de construcción para construir un nuevo puente. En este sentido, la contratación gubernamental puede considerarse una forma de función pública.
Hay muchísimas opciones disponibles de trabajo
No importa en qué industria estés, es probable que haya un contrato que requiera tu experiencia. El gobierno federal gasta cientos de miles de millones cada año en contratos con compañías y organizaciones externas, desde la venta de bombillas para el FBI hasta la prestación de servicios de mantenimiento para el Servicio del Parque Nacional. Aunque la mayoría de los contratos se centran en productos y servicios, la construcción y la investigación también son categorías grandes.
Tener regulaciones adicionales requiere atención al detalle
Cuando se gastan el dinero de los contribuyentes, las agencias gubernamentales deben seguir reglas estrictas establecidas por el Reglamento Federal de Adquisiciones. Como contratista para el gobierno, este reglamento puede significar más carga administrativa y documentación para tu negocio. Ten todo listo para crear nuevos procesos y reserva tiempo de capacitación para asegurarte de cumplir con todos los requisitos de tu contrato.
¿Quiénes son las personas clave en la contratación federal?
En la contratación gubernamental es posible que te encuentres con más participantes que en otros tipos de contratos. Además del comprador (el gobierno) y el vendedor (tu negocio), hay otras personas clave que están ahí para garantizar que las cosas funcionen sin problemas. Aquí verás una lista de las personas con las que interactuarás, tanto en el gobierno como dentro de tu propio equipo.
Organismos gubernamentales
- Agencias gubernamentales: Las agencias federales, estatales, del condado o de la ciudad son tu cliente o comprador. Necesitan ciertos productos y servicios que tú, como contratista, proporcionarás.
- Funcionario de contratación: estos funcionarios trabajan para el gobierno y tienen la autoridad final para negociar, firmar, administrar y rescindir contratos. Su objetivo es asegurarse de que el gobierno reciba el mejor precio y calidad posibles para lo que esté comprando, y también ayudar a garantizar el cumplimiento durante todo el proceso.
- Representante del funcionario de contratación (COR): Los COR ayudan a los funcionarios de contratación con la administración diaria de contratos. Son el vínculo entre contratistas y agencias gubernamentales y ayudan a crear una experiencia fluida y exitosa para ambas partes.
Negocios
- Contratista: es el negocio (como el tuyo) que acepta proporcionar los productos o servicios que el gobierno necesita. Muchos contratistas son grandes corporaciones con amplios recursos, pero el gobierno también debe considerar contratar a pequeños negocios que cumplan con los requisitos de tamaño según los estándares federales.
- Subcontratista: a menudo un contratista principal contratará a otro negocio que le ayude a cumplir partes del contrato. Esto se conoce como un subcontratista. Por ejemplo, un contratista que está construyendo un hospital podría contratar como subcontratista a un electricista. Trabajar como subcontratista también es una excelente manera para que los negocios que son nuevos en la contratación gubernamental consigan experiencia.
¿Cuáles son los distintos tipos de contratos con el gobierno federal?
El gobierno federal usa diferentes tipos de contratos según las necesidades específicas del proyecto. Aunque no hay un tipo de contrato federal "mejor" o "peor", es importante comprender lo que estás aceptando y prepararte para hacer el trabajo.
Hay 2 tipos principales de adjudicaciones de contratos: individuales y múltiples.
- Los contratos de adjudicación individual se conceden a un solo proveedor que debe completar la tarea designada según el contrato.
- Los contratos de adjudicación múltiple se conceden a múltiples proveedores que compiten entre ellos para completar las tareas designadas según el contrato.
Dentro de los contratos de adjudicación individual y múltiple, también encontrarás distintas disposiciones que describirán los términos de pago para tu negocio.
- Los contratos de precio fijo establecen un precio firme que el gobierno pagará por los productos o servicios, independientemente de los costos reales del contratista. Esto traslada la carga de administrar sus costos de manera efectiva al contratista.
- Los contratos de reembolso de costos son más flexibles y pagan al contratista por los costos permitidos en los cuales incurre para el cumplimiento del contrato, más un cargo o ganancia. A menudo se usan cuando se desconoce el costo exacto de un proyecto, como un proyecto de investigación, y representan poco riesgo para el contratista.
- Los contratos de tiempo y materiales pagan al contratista por las horas trabajadas y los materiales usados hasta un límite preestablecido. Este tipo de contrato a menudo se usa cuando se desconoce el alcance completo del proyecto. Por ejemplo, un contrato de tiempo y materiales puede usarse para reparaciones de emergencia donde el contratista factura al gobierno por horas de mano de obra más materiales.
- Los contratos de entrega indefinida proporcionan una cantidad indefinida de productos o servicios dentro de unos límites preestablecidos a lo largo de un período de tiempo fijo. Los contratistas luego cumplen con el trabajo a medida que surge. Estos contratos le dan al gobierno flexibilidad para adaptarse y requieren una gestión del contrato más diligente por parte del negocio.
El ciclo de vida y proceso de la contratación gubernamental
Aunque los detalles específicos de cómo encontrar y conseguir contratos gubernamentales varían según la agencia y el tipo de contrato, esto es lo que suele suceder:
- Las agencias gubernamentales publican una solicitud para propuestas (RFP). Este documento explica en detalle lo que necesitan.
- Los negocios interesados, como el tuyo, revisan la RFP y envían una propuesta detallada que explica sus calificaciones, enfoque y precios.
- Después de revisar todas las ofertas enviadas, el gobierno otorga formalmente el contrato al negocio o negocios que ofrecen el mejor valor.
- El contrato lo llevan a cabo ambas partes. El contratista realiza el trabajo según detalla el contrato, y la agencia gubernamental lo administra y garantiza el cumplimiento.
- Una vez que se completa todo el trabajo, el contrato se cierra oficialmente. La duración de cada contrato varía, pero normalmente es de entre 2 y 5 años.
Los primeros pasos en la contratación gubernamental
La contratación gubernamental representa una gran oportunidad para los pequeños negocios, pero no significa que sea la mejor opción para todos. Antes de lanzarte, date tiempo para:
- Investigar: empieza por aprender más sobre las agencias gubernamentales que compran los tipos de productos o servicios que ofrece tu negocio. También puedes aprender sobre las empresas que han ganado los contratos en el pasado y ver cómo se comparan con tu negocio.
- Inscribirte: si quieres que te consideren para un contrato, tienes que inscribir a tu negocio en el sistema de administración de contratos, que sirve como directorio para las agencias gubernamentales que buscan contratar. Usa tu perfil para resaltar tu experiencia y certificaciones.
- Comprender los requisitos: lee detenidamente y entiende los requisitos de cualquier oportunidad de contrato que te interese. Muchos pequeños negocios encontrarán que necesitan estar listos para escalar rápidamente para satisfacer la demanda.
- Establecer relaciones: desarrollar contactos con agencias gubernamentales y otros contratistas puede ofrecerte perspectivas y oportunidades valiosas. Puedes empezar asistiendo a eventos de la industria y a programas de difusión para pequeños negocios. O intenta hablar con un representante bancario para negocios de Chase para aprender más sobre los programas en tu área.
- Buscar asesoramiento con expertos: ponte en contacto con organizaciones como la Administración de Pequeños Negocios y los Centros de Asistencia Técnica para Compras para obtener orientación y recursos que te ayuden a gestionar la contratación gubernamental.
La contratación gubernamental puede parecer compleja al principio, pero con investigación y esfuerzo, puede crear oportunidades importantes para tu pequeño negocio.
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