Cómo simplificar la administración del plan 401(k): el plan Safe Harbor

Obtén todos los beneficios de un plan de jubilación 401(k) para tu negocio sin todas las complejidades.

minutos de lectura

En las últimas décadas, los planes 401(k) se han convertido en los planes de jubilación más populares que se ofrecen a los trabajadores estadounidenses, y por un buen motivo. Además de permitir que tú y tus empleados ahorren para la jubilación, los planes 401(k) pueden ayudarte a atraer y retener talento.

Como incentivo adicional para negocios con 100 empleados o menos, el gobierno ofrece hasta $5,000 por año en créditos tributarios durante los primeros 3 años después de iniciar un plan 401(k), más $500 adicionales por escoger una función llamada inscripción automática.

¿Qué es la inscripción automática?

La inscripción automática es cuando los empleadores inscriben automáticamente a nuevos empleados en su plan 401(k) en lugar de requerirles que lo hagan ellos mismos. Este enfoque permite a los empleados empezar a ahorrar de inmediato. Los empleados siempre pueden optar por no participar o cambiar la forma en que se invierte su dinero. En una encuesta reciente, el 79% de los participantes estaba a favor o neutrales respecto a la inscripción automática, y el 100% de los participantes que fueron inscritos automáticamente en los planes de su empleador estaban satisfechos.

A pesar de todos los beneficios de los planes 401(k) estándar, los propietarios de negocios deben realizar una serie de pruebas de cumplimiento complejas cada año. Estas pruebas están diseñadas para prevenir la discriminación a favor de los propietarios de negocios y otros empleados que cumplen con los requisitos de titularidad o compensación de los empleados altamente compensados (HCE, por sus siglas en inglés).

Tres tipos de pruebas de cumplimiento para un 401(k) estándar

Prueba del porcentaje de aplazamiento real (ADP): compara el porcentaje promedio del salario aportado al plan por las HCE con el porcentaje promedio aportado por los empleados que no son HCE.

Prueba de porcentaje de contribución real (ACP): compara las contribuciones equivalentes del empleador hechas por los HCE con aquellas hechas por las personas que no son HCE.

Prueba de asignación sobrecargada (Top-heavy): mide si más del 60% de los activos del plan están en cuentas de propietarios del negocios y otros empleados clave.

Las consecuencias de no pasar cualquiera de las pruebas pueden ser molestas y costosas para los empleadores, ya que posiblemente les obliguen a realizar reembolsos a los HCE y, en algunos casos, a financiar las contribuciones adicionales de los empleados.

La prueba de ADP en acción

Si las personas que no son HCE contribuyeron, por ejemplo, un promedio del 2% de su salario al plan, el promedio de las contribuciones hechas por las HCE se limitaría al 4% para ese año. Si las contribuciones de los HCE tiene un promedio de más del 4%, se les debe devolver una parte de sus contribuciones.

Presentamos Safe Harbor

Hay una manera de establecer un plan 401(k) y evitar muchas de las pruebas de cumplimiento anuales. Se llama el plan Safe Harbor. Este tipo de plan cumple automáticamente con las reglas de no discriminación descritas anteriormente. Por lo tanto, las pruebas de ADP y ACP no se aplican, y las cantidades que los HCE pueden contribuir al plan no están limitadas por lo que el resto de la fuerza laboral contribuye.

Un plan Safe Harbor también está exento de la prueba top-heavy, excepto cuando un empleador hace contribuciones que no sean la contribución equivalente a Safe Harbor requerida o la contribución no electiva descrita en la siguiente sección. Por ejemplo, en el caso de una contribución de participación en las ganancias, es posible que se deba realizar la prueba de top-heavy. Si la prueba indica que el plan es top-heavy, es posible que se requiera que el empleador haga contribuciones adicionales al plan.

A cambio de no tener que hacer gran parte de las pruebas y otras cargas administrativas, los empleadores que opten por un plan Safe Harbor 401(k) deben hacer contribuciones anuales en nombre de sus empleados y seguir otros requisitos según su elección de plan 401(k).

Opciones de plan Safe Harbor 401(k)

Un plan Safe Harbor 401(k) puede crearse de dos maneras: un plan Safe Harbor 401(k) tradicional y un acuerdo de contribución automática calificada (Qualified Automatic Contribution Arrangement, QACA). Ambos evitan la necesidad de pruebas y requieren que el empleador haga contribuciones para los participantes. Sin embargo, algunas diferencias importantes se describen en la tabla.

Plan Safe Harbor 401(k) tradicional versus acuerdo de contribución automática calificada (QACA)

	Safe Harbor 401(k) tradicional	Acuerdo de contribución automática que califica (ACA)
Inscripción	Los empleados pueden inscribirse en el plan o los puedes inscribir. De cualquier manera, debes contribuir al plan de acuerdo con una de las siguientes fórmulas.	A menos que un empleado elija no participar, debes inscribir automáticamente a los empleados que califican en el plan y deducir al menos el 3% de su salario para que se contribuya al plan. Cada año a partir de entonces, la contribución del empleado se incrementa automáticamente en al menos un 1% hasta alcanzar al menos un 6%, pero el plan puede estipular que estos aumentos automáticos no superen el 15%. Además, debes contribuir al plan de acuerdo con una de las siguientes fórmulas.
Contribuciones	Contribución equivalente El empleador iguala el 100% del primer 3% del salario que los empleados contribuyen al plan más el 50% del siguiente 2% que aporten. Ejemplo Si un empleado contribuye el 5% o más de su salario, se te pedirá que hagas una contribución equivalente del 4%. Contribución no electiva Contribuyes el 3% del pago para todos los empleados que califican, incluso aquellos que no contribuyen al plan.	Contribución equivalente El empleador hace un aporte equivalente al 100% del primer 1% del salario que los empleados contribuyen al plan y un 50% adicional sobre el siguiente 5% que aportan. Ejemplo Si un empleado contribuye el 6% o más de su salario, se te pedirá que hagas una contribución equivalente del 3.5%. Contribución no electiva Contribuyes el 3% del salario para todos los empleados que califican, incluso para aquellos que no contribuyen al plan.
Adquisición de derechos	Las contribuciones Safe Harbor, ya sean equivalentes o no electivas, siempre tienen pleno derecho.	Las contribuciones Safe Harbor, ya sean equivalentes o no electivas, deben adquirirse por completo una vez que el empleado complete 2 años de servicio.

¿Qué plan Safe Harbor es adecuado para tu compañía?

Al escoger entre un plan Safe Harbor 401(k) tradicional y un plan de acuerdo de contribución automática calificada (QACA, por sus siglas en inglés), considera estas preguntas importantes:

¿Adquisición de derechos inmediata o demorada?
Con el plan Safe Harbor 401(k) tradicional, las contribuciones del empleador adquieren todos los derechos cuando se hacen. Sin embargo, con QACA, esas contribuciones pueden estar sujetas a un programa de adquisición de derechos de dos años. Los empleados que se retiren antes de su aniversario de trabajo de 2 años pierden la cantidad en la cuenta de contribución de su empleador. Los fondos perdidos pueden usarse para compensar la contribución requerida del empleador en años futuros.
¿Inscripción automática u opción de inclusión?
Se ha demostrado que inscribir automáticamente a los empleados en un plan 401(k) es una manera efectiva de ayudar a los empleados a generar ahorros para la jubilación. La inscripción automática es opcional en el plan Safe Harbor tradicional, pero se requiere para los QACA.
¿Contribución equivalente o no electiva?
Con la opción de contribución no electiva, se hace una contribución del 3% para todos los empleados que califican, incluyendo aquellos que no aportan su propio dinero al plan. Con la opción de contribución equivalente del empleador, las contribuciones se hacen solo para los empleados que contribuyen ellos mismos. Debido a que las fórmulas básicas de aportes equivalentes para el plan Safe Harbor 401(k) tradicional y el plan QACA difieren, el costo potencial para ti variará según la cantidad de empleados contribuyentes y las tasas a las que contribuyan.

Por ejemplo, si optas por un plan Safe Harbor tradicional y todos los empleados que califican contribuyen el 5% o más de su salario, tu costo equivalente será el 4% de la nómina. Sin embargo, en un plan típico, algunos empleados optan por no participar o eligen contribuir menos del 5%, por lo que tu costo generalmente será menos del 4%.

Por otro lado, si escoges el plan QACA y todos los empleados que califican contribuyen el 6% o más de su salario, tus costos de contribución equivalente del empleador serán del 3.5% de la nómina.

Plazos del plan Safe Harbor 401(k)

Si estás considerando establecer un plan Safe Harbor 401(k), necesitas conocer algunos plazos importantes:

Nuevos planes: para el primer año del plan, los empleados deben tener la oportunidad de contribuir durante al menos 3 meses. Por lo tanto, para un plan 401(k) que opera en un año calendario (como sucede con la mayoría de los planes), el plan debe entrar en vigencia a más tardar el 1 de octubre.

Si escoges el plan QACA o haces contribuciones equivalentes, los empleados deben recibir una notificación al menos 30 días, pero no más de 90 días, antes de la fecha de vigencia del plan. Cada año a partir de entonces, la notificación debe proporcionarse entre el 1 de octubre y el 1 de diciembre.
Planes existentes: puedes enmendar un plan 401(k) estándar existente para agregar una función de puerto seguro. El plan puede modificarse para el año calendario para agregar esta función a más tardar el 30 de noviembre de ese año calendario si harás una contribución no electiva del 3%.

Un cambio reciente en la ley te permite esperar hasta el final del año siguiente si harás un 4% en lugar de una contribución no electiva del 3%. Un plan puede enmendarse para agregar una contribución equivalente de Safe Harbor solo a partir del comienzo del año calendario. En ese caso, se debe notificar a los empleados al menos 30 días antes del comienzo del año.

Da el siguiente paso

Everyday 401(k) by J.P. Morgan fue creado pensando en ti y tus empleados. Si estás interesado en establecer un plan de jubilación para tu negocio y quieres hablar con un especialista en planes de jubilación, visita una sucursal local de Chase, completa este formulario de admisión o llama al 833-JPM-401K.

Solo con fines informativos/educativos: las opiniones expresadas en este artículo pueden diferir de las de otros empleados y departamentos de JPMorgan Chase & Co. Las perspectivas y estrategias descritas pueden no ser apropiadas para todos y no pretenden ser recomendaciones específicas para ninguna persona. La información se ha obtenido de fuentes que se consideran confiables, pero JPMorgan Chase & Co. o sus afiliados y/o subsidiarias no garantizan su integridad o exactitud. Debes considerar cuidadosamente tus necesidades y objetivos antes de tomar cualquier decisión y consultar con los profesionales apropiados. Las perspectivas y el rendimiento pasado no son garantías de resultados futuros.